¿Armar y gestionar un Proyecto es fácil?

Al momento de querer materializar un proyecto, son diversas las variables que debemos definir. Por un lado, determinar la Estructura Organizativa la cual va a tener incidencia en las inversiones iniciales como en los costos de operación de un proyecto. Dentro de ella, definir la posibilidad de la participación de Unidades Externas (Outsourcing). El tamaño, que en parte está relacionado con las Economías de Escala, la Tecnología a utilizar a través del Estudio Técnico y la complejidad en los Procedimientos Administrativos. Además de todo esto, definir la Localización del Proyecto. ¿Se va a realizar en la ubicación actual o se incurrirá en analizar los Factores de la Macrolocalización y Microlocalización para determinar el mejor lugar?

Ahora bien, una vez que hayamos definido lo anteriormente expuesto, nos centraremos en la parte interna. ¿Qué tipo de Estructura Organizativa es más conveniente para nuestro proyecto? ¿Funcional, Matricial o Proyectizada? ¿Quién va a llevar adelante este proyecto?

Desde la perspectiva de la Gestión de Proyectos, “la Estructura es un Factor Ambiental de la Organización que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos”

En el último interrogante es donde voy a poner énfasis. Quien debe llevar adelante el proyecto será el Gerente de Proyectos o Project Manager (PM). Él es el responsable ejecutivo del programa y/o de los proyectos incluidos. Por lo tanto, también es responsable de que se cumplan los objetivos del proyecto, dentro del tiempo y costos determinados.

Sus Funciones Básicas serán:

• La planificación anticipada de actividades, tiempos, costos y recursos necesarios.

• Controlar el avance, a través de monitoreo y evaluación del progreso del proyecto y así ir evaluando posibles acciones preventivas o correctivas.

• Dirigir el Equipo de Trabajo, logrando el trabajo coordinado y en conjunto, tanto de los miembros del equipo, como de los demás interesados en el proyecto.

Este Gerente de Proyecto tiene también como funciones inherentes a su rol la adquisición, dirección y desarrollo del Equipo del Proyecto. Para ello debe desarrollar su capacidad de conducción y liderazgo. En muchos casos se debe formar Equipo con “recursos prestados”.

Componentes del Rol Gerencial

Dentro de las Etapas por las cuales transita un Equipo, nos enfocaremos en dos aristas:

• Gestión de Conflictos y la Gestión de las Comunicaciones: Existen Técnicas Generales de Resolución de Conflictos y elegir una dependerá tanto del estilo de liderazgo como de las características del equipo y del conflicto en cuestión. Se puede tomar la decisión de eludir un conflicto, consentir, forzar, colaborar o confrontar. En cada una, la postura va a ser diferentes. Una vez tomado un estilo no significa que no se puede cambiar, sino que tiene que haber una adaptación a cada situación en particular e ir cambiando el tipo de liderazgo. Con respecto a la Comunicación, una vez identificado a los interesados se puede elaborar una estrategia para abordar a cada uno de ellos a fin de maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales. Planificar la Comunicación, respondiendo a los siguientes interrogantes. ¿Quién necesita información? ¿Qué tipo de información? ¿En qué formato? ¿Con que frecuencia? Entre otras. Una vez planificada la Comunicación, implementaremos el Plan de Comunicación para distribuir la información e informar el desempeño a través de reuniones y documentos que permitan que la comunicación sea efectiva y asertiva. Y, por último, Gestionar las Expectativas de los Interesados, que ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo.

Por eso, al momento de liderar o elegir un Gerente de Proyectos, debemos intentar que reúna todas estas habilidades, ya que teóricamente sería lo más apropiado para el éxito de la implementación de un proyecto.

Fuentes:

• Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de proyectos. Resumen Unidad N° 6 “El Estudio de la Organización del Proyecto". Obtenido de UNTREF.