La Comunicación es un componente clave en cualquier proyecto, ya que juega un papel fundamental en su éxito y buen desarrollo. Es especialmente importante en la Etapa de Puesta en Marcha, donde se deben establecer las bases sobre las cuales se llevará a cabo todo el trabajo posterior.
Existen cuatro aspectos esenciales en cuanto a la importancia de las Comunicaciones:
En primer lugar, Identificar a los Interesados es crucial para el desarrollo de un proyecto; estos interesados pueden ser tanto Internos como Externos, y su compromiso es fundamental para asegurar el apoyo necesario y el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Es importante establecer el feedback adecuado con ellos desde el inicio y de manera frecuente, para poder comprender sus expectativas, necesidades y preocupaciones. De esta manera podremos gestionar mejor sus preocupaciones e inquietudes, minimizando obstáculos y maximizando el apoyo.
Una vez que se han identificado los interesados, se hace necesario Planificar las Comunicaciones de manera general. Esto implica determinar los canales de comunicación más adecuados para cada interesado y establecer en lo posible un Cronograma. La Planificación de las Comunicaciones nos permite asegurar que el flujo de información sea constante, que llegue a quien lo necesita, determinar la frecuencia y duración de esta transmisión de información, así como verificar la cantidad y calidad de la misma.
La Distribución de la Información también juega un rol, ya que es necesario garantizar que la información relevante llegue a todos los interesados de manera oportuna y adecuada. Esto implica utilizar una combinación de Métodos de Comunicación, como reuniones presenciales, correos electrónicos, presentaciones, entre otros. La elección de la forma adecuada dependerá de las necesidades particulares de cada interesado y de la propia naturaleza de la información a transmitir. Una Comunicación Eficiente asegurará que todos los Involucrados estén al tanto de la situación, comprometidos con los objetivos del proyecto y que tengan un espacio de debate para evacuar dudas y contraponer distintas miradas.
Por último, es crucial Gestionar las Expectativas de los Interesados, cada uno de ellos puede tener diferentes expectativas y requerimientos en relación al proyecto, es necesario que nos aseguremos de comprender y manejar adecuadamente estas expectativas, esto implica establecer una comunicación abierta y transparente, mantener a todos los interesados informados sobre el progreso del proyecto, involucrarlos en la toma de decisiones cuando sea necesario y manejar cualquier posible conflicto o confrontación. Gestionar las Expectativas es fundamental para evitar malentendidos, reducir la resistencia al cambio y mantener una buena relación con los interesados.
En conclusión, una Comunicación Eficiente y Colaborativa permite establecer relaciones sólidas con los Interesados, mantenerlos informados y comprometidos, minimizar obstáculos y maximizar el respaldo necesario para lograr los objetivos del proyecto.
Fuentes:
Lic. /Esp. Verónica Diana Pepe - Unidad 6 – “El Estudio de la Organización del Proyecto”