Es muy importante la comunicación dentro de las organizaciones; con relación a los proyectos es una herramienta fundamental para el Gerente de Proyectos dentro de las funciones que deberá cumplir, pero su éxito se enfoca en generar una comunicación eficaz. Para ello se tendrá que enfocar en la Gestión de Comunicación.
Primero explicaré qué es la Gestión de Comunicación, esta se refiere a los procesos para garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los Gerentes del Proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto.
La Gestión de las Comunicaciones consta de cuatro Procesos Básicos:
1. Identificar a los Interesados: Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento de participación, a fin de maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales.
2. Planificar las Comunicaciones: Este proceso consiste en determinar las necesidades de información y comunicación de cada uno de los interesados del proyecto. Es decir establece una comunicación eficaz si es necesaria y eficiente en formato adecuado, que sea oportuna. Este proceso está relacionado con los factores que generan el ambiente en la organización, la estructura tendrá un papel importante sobre los requisitos de la comunicación.
3. Distribuir la Información e Informar el Desempeño: Consiste en la implementación del Plan de Comunicación. Para ello se generan una serie de herramientas, documentos e instancias que permitan la comunicación efectiva.
Entre las más relevantes podemos mencionar:
Reunión de Kick-Off (o de Inicio del Proyecto): Esta reunión ocurre al inicio del proyecto y permite que los miembros del equipo se conozcan, discutan y lleguen a acuerdos y compromisos sobre los objetivos del proyecto y sobre los productos a obtener.
Reuniones de Avance: Son utilizadas por el Director del Proyecto para reunir a todos los miembros del equipo y analizar el progreso del proyecto. Esta reunión debe enfocarse en el análisis periódico de riesgos y el plan para mitigarlos, así como definir acciones inmediatas para los problemas actuales del proyecto.
Reportes de Avance: Luego de la revisión con el equipo de trabajo del avance del proyecto, se debe presentar un reporte del avance, de modo de lograr el compromiso de los interesados y de manera indirecta posicionar y apoyar los esfuerzos del equipo.
Minutas de Reunión: Permite dar seguimiento a compromisos e incentivar la asistencia de la gente.
4. Gestionar las Expectativas de los Interesados: Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Esto les permite apoyar el proyecto de forma activa y ayudar en la evaluación de los riesgos asociados con las elecciones del proyecto. Al anticipar la reacción de las personas ante el proyecto, pueden implementarse acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los impactos negativos potenciales.
Se puede concluir que la Gestión de Comunicación es uno de los factores que más contribuyen al éxito del proyecto. Si no hay comunicación los equipos de gestión de proyectos pueden estar a la deriva sin saber plazos de entrega, actividades a cumplir hasta aspectos importantes del proyecto. Esto se puede evitar con comunicación clara, conociendo cómo se transmite y que canales se utilizan.
Fuentes:
Resumen unidad 6 “El Estudio de la Organización del Proyecto” - Lic. Verónica Diana Pepe .Diseño y evaluación de proyectos. UNTREF.
https://uacm123.weebly.com/6-gestioacuten-de-las-comunicaciones-del-proyecto.html
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