El Estudio Organizacional busca determinar la capacidad operativa de la Organización con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades, y definir la Estructura de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento. Es decir, para cada proyecto se deberá determinar la Estructura Organizacional acorde con los requerimientos que exija la ejecución del proyecto y la futura operación.
Este Estudio trata de determinar cuál será la Estructura óptima que deberá poseer la empresa para que pueda desarrollar el proyecto sin ningún tipo de retrasos o contingencias.
Muchas veces sucede que en la formulación de un proyecto no se tienen en cuenta este Estudio que se refiere a los factores propios de su actividad ejecutiva, su administración, la organización, los procedimientos administrativos y los aspectos legales. Estos errores pueden derivar en problemas graves que dificultan el logro del proyecto, sin un análisis previo de la organización y administración puede desembocar en que la empresa en medio del proyecto se encuentre que no tiene capacidad física para llevarlo a cabo, o que se enfrente de repente a que no cuenta con el suficiente personal para cumplir con los plazos en las distintas etapas del proyecto.
Tener bien definida la Estructura organizacional es fundamental, ya que ayuda a conocer las necesidades de personal calificado para la gestión y estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra.
Proceso para el Diseño de la Estructura Organizacional:
Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos.
Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos.
Defina cuál de estas actividades se subcontratará y cuales se harán de manera directa.
Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.
Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
Identificar las necesidades de Recursos Humanos de cada subsistema.
Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo.
Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.
Elaboración del Organigrama.
Descripción de las funciones de cada cargo.
Luego, definiendo los procesos administrativos a implementar, se podrá simular el proyecto en operación y así definir cuales procesos son más convenientes y acordes al proyecto. Por ejemplo, al subcontratar una determinada actividad y no realizarla en la organización, influye directamente en los costos, por el hecho de que no se requerirá una inversión como puede ser en equipamiento, infraestructura, materia prima, entre otros. Por lo tanto, tener bien definidos los procesos administrativos ayudará a tomar decisiones más acertadas para la realización del proyecto.
Fuentes:
Lic. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Resumen Unidad N°1: "Estudio de proyectos y su proceso de preparación y Evaluación". UNTREF.
https://estudio-organizacional.webnode.mx/
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