Introducción
La Estructura Organizativa de un Proyecto es un componente esencial para garantizar su éxito. El Estudio de la Organización de un Proyecto permite identificar y definir claramente los Roles y Responsabilidades de cada miembro del Equipo, así como establecer una Estructura de trabajo que facilite la comunicación y la coordinación.
En este artículo, se abordarán los principales aspectos de la organización de un proyecto, incluyendo la Estructura de esta y sus tipos, los efectos económicos, así como los Factores Organizacionales que inciden en su diseño.
El objetivo de este escrito es proporcionar una guía que facilite la comprensión de la importancia del Estudio de la Organización para un Proyecto.
Estructura Organizativa
La Estructura Organizativa de un Proyecto es fundamental para su éxito, ya que define cómo se distribuyen y coordinan las actividades, los recursos y las responsabilidades. Esta Estructura proporciona un marco claro y ordenado que facilita la ejecución del proyecto, asegurando que todas las partes involucradas comprendan sus roles y funciones. Cuando hablamos de Estructura Organizativa nos referimos a las relaciones relativamente fijas que existen entre los puestos de una organización, que surgen como resultado de los procesos de departamentalización, esferas de control, y delegación.
División del Trabajo: La división del trabajo es el proceso de descomponer una tarea compleja en una serie de tareas más simples y específicas, que pueden ser asignadas a diferentes individuos.
Departamentalización: Combina y agrupa los puestos individuales de especialización logrados por la división del trabajo.
Esfera de Control: Determina el tamaño adecuado de unidades subordinadas a cargo de un supervisor en cada uno de los niveles de la organización.
Delegación: Este concepto hace referencia a la distribución de autoridad y la descentralización del poder de toma de decisiones.
Efectos Económicos de la Organización
Los costos de la estructura de un proyecto son un componente crítico de la gestión de proyectos, ya que impactan directamente en el presupuesto y la viabilidad del proyecto. Estos costos se refieren a todos los gastos asociados con la planificación, implementación, y mantenimiento de la Estructura Organizativa necesaria para llevar a cabo un proyecto.
A continuación, se describen algunos de los principales Costos involucrados:
Costos Directos: Se trata del efecto económico de las inversiones, que surgen de la necesidad de disponer de una infraestructura adecuada para las actividades del proyecto, del equipamiento para las operaciones, así como el costo de la mano de obra, materiales y otros necesarios para la operatividad de la organización.
Costos Indirectos: Es el que se deriva del funcionamiento de los procedimientos administrativos diseñados en función de la Estructura diseñada.
Factores Organizacionales
Cuando nos referimos a los Factores Organizacionales hablamos de cuatro Áreas Decisionales especificas cuyo análisis permitirá detectar con mayor precisión la forma que adoptará la Estructura de la organización y la incidencia de los efectos económicos de la organización sobre el proyecto.
Estas Áreas son:
Participación de Unidades Externas: La opción de tercerizar parte o el total de la administración del proyecto, permitirá definir la necesidad de inversiones en espacios físicos, equipos y otros, debido a que se espera que el proveer del servicio cuente con espacio y equipos propios.
Tamaño del Proyecto: Es el factor que tiene mayor influencia en el diseño y tamaño de la Estructura Organizativa. Se supone que mientras más grande sea el proyecto, mayor será la cantidad de puestos, niveles jerárquicos y divisiones funcionales.
Tecnología Administrativa: Este factor es importante debido a que según las técnicas administrativas implementadas se podrá deducir la cantidad de personas y recursos necesarias para su implementación.
Complejidad de los Procedimientos Administrativos: Se entiende que mientras más complejos sean los procesos administrativos, mayor será la diversidad de tareas que tiende a incrementar la necesidad de coordinación, de comunicación vertical y por ende, de jerarquías.
Tipos de Estructuras
Normalmente los proyectos son llevados a cabo por Equipos de Trabajo que funcionan dentro de las organizaciones. El tipo de organización dentro de la que funciona el proyecto influirá directamente en el tipo de Estructura que tomará la organización del proyecto.
De esta forma podemos identificar tres arquetipos que se describen a continuación:
Estructura Funcional
Es un tipo de organización en la que las actividades y tareas se agrupan en departamentos según sus funciones específicas, como finanzas, marketing, producción, y recursos humanos. Cada departamento está dirigido por un gerente especializado y el personal trabaja bajo su supervisión en tareas relacionadas con su área de especialización. Este enfoque permite una alta especialización y eficiencia dentro de cada función.
Estructura Proyectizada
Este tipo de organización se caracteriza por que los recursos y el personal se asignan exclusivamente a proyectos específicos. En esta Estructura, cada proyecto es gestionado como una entidad independiente, dirigida por un Gerente de Proyecto que tiene autoridad total sobre el equipo y los recursos del proyecto. Esto permite una mayor flexibilidad y enfoque en los objetivos del proyecto. Tiene como característica en contra que al contar con Estructura recurrente para cada proyecto es más costosa.
Estructura Matricial
Es un tipo de organización que combina características de la Estructura Funcional y la Proyectizada. En esta Estructura, los empleados tienen doble dependencia: reportan tanto a un Gerente Funcional como a un Gerente de Proyecto. Esto facilita la flexibilidad y el uso eficiente de los recursos, ya que el personal puede trabajar en múltiples proyectos mientras sigue siendo parte de su Departamento Funcional.
Conclusión
En resumen, la Estructura Organizativa de un proyecto es un pilar esencial que sostiene y guía todos los aspectos de su ejecución. A través de la clarificación de roles, la mejora de la comunicación, la optimización de recursos y la definición de líneas de autoridad, una Estructura Organizativa bien diseñada es clave para la gestión eficiente y efectiva de cualquier proyecto. A su vez, los Costos de la Estructura de un proyecto abarcan una amplia gama de gastos necesarios para establecer y mantener una organización eficiente que pueda cumplir con los objetivos del proyecto. La gestión cuidadosa y estratégica de estos costos es fundamental para el éxito del proyecto y su rentabilidad.
Fuentes:
Lic. / Esp. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Unidad 6: “El Estudio de la Organización del Proyecto”. UNTREF.