Cuando estamos llevando adelante un proyecto es muy importante definir una Estructura Organizativa que sirva de apoyo para canalizar esfuerzos y administrar los recursos (humanos, materiales y financieros) en forma eficiente para conseguir los objetivos perseguidos. Es necesario coordinar, programar y controlar actividades, llevar a cabo cuantificaciones de costos y hacer proyecciones sustentadas sobre argumentos razonables.
También es preciso definir el tamaño adecuado de las unidades de trabajo, los niveles de especialización que se requieren, descripción de puestos, roles, capacitaciones, formas de medir el desempeño y cómo se llevará a cabo el control en la cadena de dirección de la organización. Sobre este último punto es importante definir si las decisiones serán centralizadas o si habrá un grado de descentralización.
Por ello, el estudio de los Factores Organizacionales es un paso crítico por la importancia y peso que tiene la estructura en los costos operativos y por ende en la rentabilidad del proyecto.
Se pueden destacar cuatro Factores Organizaciones, cuyo efecto sobre las inversiones tenderá a ser relevante en mayor o menor medida de acuerdo con el tamaño del proyecto:
Participación en Unidades Externas al Proyecto: Permitirá conocer los espacios físicos requeridos para el proyecto, ya sea porque se requiere realizar actividades in house, propias o tercerizadas (Outsourcing Administrativo) o si se define derivarlas a un tercero externo a la empresa.
Tamaño de la Estructura Organizativa: Está generalmente relacionada con el tamaño del proyecto y su complejidad, proyectos grandes y complejos requerirán Estructuras soporte acordes para dar una respuesta efectiva.
Tecnología Administrativa: Se deberá definir en función de la complejidad de los procedimientos incorporados en el proyecto, de los cuales se van a derivar los recursos humanos y materiales para llevar a cabo las actividades.
Complejidad de las Tareas Administrativas: A mayor complejidad de tareas será requerida una mayor necesidad de comunicación tanto vertical como horizontal, como también establecer mecanismos de control más exhaustivos.
Por supuesto que la estructura debe ser lo suficientemente flexible para adecuarla a los cambios que se produce constantemente en el entorno. Es muy importante este concepto de adaptabilidad y flexibilidad porque de ello dependerá la supervivencia de la organización en un mundo volátil, incierto, complejo y ambiguo.
Hay tres Tipos de Estructura que pueden destacarse y se caracterizarán por la forma de agrupar las unidades:
Organización Funcional: implica agrupamiento por funciones o principales actividades, con independencia de áreas.
Organización Proyectizada: Refiere a agrupamiento por proyectos, donde el equipo de trabajo se organiza en torno a ellos y cuentan con una estructura administrativa y de soporte propio.
Organización Matricial: Es un mix entre la organización proyectizada y la funcional, donde existe agrupamiento por funciones y asignación de recursos a los distintos proyectos. También crea una doble jerarquía, a diferencia de las anteriores organizaciones que contaban con una única unidad de mando.
Finalmente, el tipo de estructura elegido será un factor ambiental de la organización porque va a afectar la disponibilidad de recursos e influirá en el modo en que se dirigen los proyectos, por ello si queremos llevar adelante proyectos con éxito debemos tener presente realizar un adecuado Estudio Organizacional.
Fuentes:
Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos - unidad 6: "El Estudio de la Organización del Proyecto".
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