En la mente de un PM

En el siguiente artículo abordaremos la importancia y alcance de un Gerente de Proyectos (PM - Project Manager), parte involucrada esencial que puede impactar, tanto de manera positiva o negativa, en la ejecución de un proyecto e influir directamente en la consecución de sus objetivos.

Para abordar el tema, lo haré mediante un caso real de un Proyecto de Obra de Oficina, de manera que pueda ejemplificar cada una de las características que debe tener un PM. Cuando hablamos de un Proyecto de Obra Civil, en este caso, una Oficina; el PM del Proyecto suele ser parte de un Estudio de Arquitectura.

Sus principales tareas son:

Planificar: Determinar las actividades a llevar a cabo y su tiempo de realización, que lo materializa con un Diagrama de Gantt que pondrá a disposición de todos los involucrados. Participar en el armado de pliegos para posterior licitación de compras directas e indirectas, entre estas la constructora que llevará a cabo la Obra. Mapeo de costos y seguimiento de estatus de los recursos necesarios para completar el trabajo. De aquí surgen los KPIs finales del proyecto que en este caso el de mayor incidencia es el costo/mts2.

Controlar el Cumplimiento del Plan establecido: El PM será quien lidere las reuniones de seguimiento, donde se revisará el estatus de las tareas planificadas en el punto anterior. En su alcance se encuentra destacar los hitos cumplidos y levantar alarmas en caso de que alguna tarea se encuentre en riesgo. Por lo general, en un proyecto de esta envergadura, las reuniones de avance se hacen de manera semanal.

El PM velará por los tiempos de ejecución, en particular por aquellas tareas bloqueantes que se encuentran en el camino criticó del Gantt, también es quién puede ceder y negociar sobre los tiempos de alguna tarea que no impacte en la fecha de finalización del proyecto.

Dirigir el Equipo de Trabajo: El PM se encargará de promover el trabajo coordinado y en conjunto de los miembros del equipo y demás interesados en el proyecto. ¿Cómo lo hace? Una de las herramientas claves al inicio de un proyecto es la Reunión de Kick - Off o Reunión Inicial, el fin de este evento es “prender motores” de todas las áreas involucradas en el proyectos. En este caso en particular, un proyecto de Obra lo dirige un PM Arquitecto y Sub-PM de Sistemas Internos, esto se debe a que la conectividad, tecnología y multimedia no es inherente al Diseño y Arquitectura y debe llevarse como un proyecto en sí mismo. De todas formas, este sub-proyecto reporta y respeta el cronograma del proyecto general.

En este línea el Gerente de Proyectos puede encontrarse con problemas como ser:

• Demora en entrega de materiales y/o bienes que no permiten el avance del proyecto.

• Cambio de definiciones por parte del cliente, lo que puede generar un re-trabajo en la planificación.

• Imprevistos en materia de salud (Contagio Covid positivo en Obra).

Estas y otras causas pueden derivar en la demora de un proyecto, por lo que el PM será responsable de:

• Confirmar inicio y fin de actividades.

• Re-calcular el calendario del proyecto.

• Gestionar las comunicaciones a los diferentes involucrados.

• Detectar y comunicar formalmente los problemas presentados.

• Actualizar y monitorear los factores de riesgo del proyecto.

• Actualizar la documentación del proyecto.

Para concluir, un PM tiene un rol protagónico en la ejecución de un proyecto. Diariamente deberá intervenir en cuestiones prioritarias para no poner en riesgos los plazos. Deberá estar cerca del equipo para destrabar cualquier inconveniente que se presente y lo más importante, estará continuamente tomando decisiones en pos del cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Fuentes:

• Resumen unidad 6 “El Estudio de la Organización del Proyecto” - Lic. Verónica Diana Pepe. Diseño y evaluación de proyectos. UNTREF.