Como es de público conocimiento, todo proyecto es único e irrepetible. Es menester aclarar que, para cada uno de estos, es necesario determinar el Estudio Organizacional más adecuado a sus necesidades. Pero ¿A qué nos referimos con este Estudio?
El Estudio Organizacional es aquel que busca determinar la capacidad operativa de la organización dueña del proyecto, con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades. Adicionalmente, permite definir la estructura de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento -entre otros-. ¿Qué quiere decir esto? Que, para cada proyecto, se deberá determinar la Estructura Organizacional acorde a los requerimientos que exija la ejecución del proyecto y sus operaciones correspondientes.
Dentro de la complejidad presente en la formulación y evaluación de un proyecto, el Estudio Organizacional -junto con el Estudio Legal, Ambiental, Comercial y Técnico- permiten obtener información que alimentan las etapas de dimensionamiento económico y el Estudio Financiero. Asimismo, el objetivo de este estudio es determinar la Estructura Organizacional óptima y los planes de trabajo administrativos por los cuales operará el proyecto, una vez que éste se ponga en funcionamiento (además de determinar una cuantificación correcta de la inversión inicial y de los costos de administración).
¿Por qué es importante? Porque nos ayuda a entender el comportamiento de la empresa y nos permite una cuantificación de las inversiones y costos de implementación y ejecución del proyecto.
Ahora bien, para poder cumplir con el objetivo del Estudio Organizacional, lo primero que se debe hacer -y como se mencionó anteriormente- es definir una Estructura Organizacional. La tendencia actual señala que el diseño organizacional se debe realizar de acuerdo con la circunstancia, es decir, conforme a cada proyecto.
A su vez, para definir esta Estructura, se debe tener en cuenta las relaciones -relativamente fijas- existentes entre los puestos de una organización que son el resultado de procesos de división del trabajo, de departamentalización en donde se combina y agrupa los puestos individuales de especialización logrados por la división del trabajo. Este factor es determinante en la Estructura Organizativa de la empresa que crearía el proyecto y por lo tanto de la cuantía de las inversiones y costos asociados a él.
Otro factor a considerar es lo que se denomina como Esfera de Control; éste determina el tamaño adecuado de unidades subordinadas a cargo de un superior en cada uno de los niveles de la organización. Bajo este factor es importante considerar a la similitud de funciones y a la proximidad geográfica de los subordinados, la complejidad de las funciones y el grado de dirección y control requeridos por los subordinados.
Para diseñar una Estructura Organizacional, se pueden seguir los siguientes pasos:
Definir los objetivos generales del proyecto.
Elaborar un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de estos objetivos.
Definir cuál de estas actividades se subcontratarán y cuáles no. Sobre estas últimas, se deberán agrupar en tareas y actividades relacionadas en subsistemas.
Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
Identificar las necesidades que tiene cada subsistema.
Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo para luego, asignar funciones y definir cargos para cada uno de ellos.
Como conclusión, en el Estudio Organizacional se debe, por un lado, definir un organigrama precisando las actividades y funciones que ayuden a definir los recursos humanos y materiales necesarios para el proyecto. Por otro lado, se debe cuantificar los recursos necesarios, determinando así, las inversiones iniciales y los costos asociados a la Estructura Organizacional del proyecto, dentro del flujo de fondos.
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