Muchas veces tenemos en mente una idea que generaría una mejora en algún sector de la Organización, es entonces cuando comenzamos con el Análisis del Proyecto: para llevarlo a cabo, es fundamental que además de los aspectos Financieros, Comerciales, Técnicos y demás, le demos lugar al Estudio Organizacional y Administrativo. Dentro del mismo, veremos si la Estructura se adapta o no a los requerimientos del proyecto.
Para lograr el éxito en esta etapa, será sumamente valioso generar una simulación de las actividades y procedimientos a desarrollar. Cuánto más minucioso y real sea lo que contemplamos, datos más exactos obtendremos.
Optimización de Recursos: Un Estudio Organizacional y Administrativo permite identificar y evaluar los recursos necesarios para llevar a cabo un Proyecto de manera eficiente. Esto implica analizar tanto los recursos humanos como los materiales, financieros y tecnológicos requeridos. Al tener un panorama claro de los recursos disponibles y necesarios, se pueden tomar decisiones informadas para su uso y evitar desperdicios innecesarios.
También con la simulación vemos la necesidad de adquirir nuevo equipo, ver si es posible, por ejemplo, comprar otra máquina, si los empleados están capacitados para operarla, tener en cuenta las reparaciones, mantenimiento y un layout de planta más eficiente.
Planificación: El Estudio Organizacional y Administrativo proporciona una base para la Planificación del Proyecto, permite establecer objetivos claros y medibles, definir plazos, Cronograma de Actividades, asignar responsabilidades y establecer los Indicadores de seguimiento necesarios para evaluar el progreso. Una Planificación adecuada y realista es crucial para evitar retrasos, garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos y mantener el Proyecto dentro del Presupuesto pactado.
Al poner en práctica el Proyecto, y ver como impacta en conjunto puede darse el caso de que ciertos procesos sean más beneficios si se subcontrataran o prescindir de esos servicios, actividades que se deban modificar o incluso eliminar. Si es necesario más personal también impacta en este Estudio, así es que debemos analizar el grado de experiencia requerida, conocimientos y habilidades necesarias, entre otras.
Un Estudio Organizacional y Administrativo eficiente ayuda a estructurar y coordinar todas las actividades del proyecto de manera efectiva. Permite definir la responsabilidad, determinar de qué manera comunicar la información y asignar roles y responsabilidades a cada miembro. La coordinación adecuada garantiza la fluidez del trabajo, evita duplicar esfuerzos y promueve un ambiente de colaboración entre los miembros.
Maximización de la Eficiencia: El analizar y diseñar una Estructura Organizativa sólida, permite optimizar los procesos y procedimientos del proyecto. La identificación de posibles inconvenientes y la implementación de mejoras adecuadas, pueden llevar a un aumento en la productividad del equipo y en los resultados del proyecto en general, minimizando riesgos posteriores en la implementación efectiva del proyecto.
Evaluación y Aprendizaje Continuo: Un proyecto no se termina una vez que se alcanzan los objetivos, sino que requiere una evaluación constante y un aprendizaje continuo. El Estudio Organizacional y Administrativo proporciona las herramientas necesarias para analizar los resultados obtenidos, identificar posibles áreas de mejora y aprender de los errores cometidos. Esto, puede ser aplicado en futuros proyectos para optimizar aún más los resultados.
En resumen, el Estudio Organizacional y Administrativo es esencial para el éxito de un Proyecto. Proporciona una visión global de todos los aspectos relacionados con la gestión y permite tomar decisiones informadas en cada etapa del Proyecto. Un estudio exhaustivo permitirá optimizar los recursos, planificar de manera efectiva, identificar riesgos, coordinar y organizar las actividades, maximizar la eficiencia y realizar evaluaciones y aprendizajes constantes. Al invertir tiempo y esfuerzo en este proceso, se aumentarán las posibilidades de alcanzar los objetivos del Proyecto y lograr el éxito deseado.
Fuentes:
Lic./Esp. Verónica Diana Pepe: Diseño, Gestión y Evaluación de Proyectos UNTREF - Unidad 1: “El Estudio de Proyectos y su Proceso de Preparación y Evaluación”