¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es una iniciativa planificada y organizada para alcanzar un objetivo específico dentro de un período de tiempo determinado. Implica la ejecución de una serie de actividades interrelacionadas que están diseñadas para resolver un problema, aprovechar una oportunidad o cumplir con un conjunto de requisitos predefinidos. Los proyectos son únicos, tienen un inicio y un final claramente definidos, y están orientados hacia la consecución de resultados concretos.
¿Cuál es el Ciclo de Vida de un Proyecto según PMI?
Es importante entender que un proyecto tiene un comienzo y un final, es por ello que resulta interesante analizar cual es el ciclo de vida del mismo, desde la generación de la “idea” que busca para solucionar un problema hasta establecer el cierre de este.
Para ello vamos a desarrollar el Ciclo de Vida del proyecto según PMI, que consta de 5 etapas:
Inicio
Esta etapa marca el comienzo oficial del proyecto y es fundamental para establecer las bases sólidas del mismo. En este punto, se establecerá de una forma clara el alcance del proyecto, lo que implica identificar y delinear claramente los límites de lo que se incluirá y lo que quedará fuera del alcance de este. Pero ¿porque debemos hacer esto?, porque es importante aclararle al cliente desde el inicio todo lo que engloba el proyecto que estamos realizando, generando de esta manera que no haya confusiones o malentendidos posteriormente, es por ello que también se le brinda un detalle de los objetivos específicos que se pretenden alcanzar con el proyecto, así como las metas y resultados esperados. Además, durante esta fase se definen las condiciones generales del proyecto, lo que incluye aspectos como el contexto organizacional en el que se desarrollará el proyecto, los recursos disponibles, los plazos estimados y los posibles riesgos que podrían surgir.
Planificación
Se define en forma detallada cómo se realizará el proyecto, teniendo en cuenta el alcance, los costos, recursos, riesgos, tiempo, calidad, comunicaciones y adquisiciones necesarias. En esta etapa se realizara: Plan de Proyecto, EDT(Estructura de Desglose de Trabajo), Matriz de Marco Lógico, estimaciones, presupuestos, agendas, cronogramas y un análisis de riesgos.
Ejecución
Esta etapa se enfoca en llevar a cabo el trabajo definido en la etapa de planificación para alcanzar los objetivos del proyecto. Aquí, se implementan las tareas y actividades según lo planificado previamente, utilizando los recursos asignados y siguiendo el cronograma establecido. Además, se monitorea de cerca el progreso del proyecto para asegurarse de que se esté avanzando de acuerdo con lo planeado, realizando ajustes según sea necesario para garantizar una ejecución eficiente y efectiva.
Monitoreo y Control
Acá es donde se lleva a cabo una evaluación constante del desempeño del proyecto en comparación con el plan previamente establecido. Se analizan los avances realizados, los costos en relación con el presupuesto, la calidad del trabajo ejecutado y la gestión de los riesgos identificados. Además, se evalúan los posibles cambios que puedan surgir durante la ejecución y se toman decisiones sobre su aprobación o rechazo. En caso de desviaciones significativas respecto al plan inicial, se implementan acciones correctivas o preventivas para mantener el proyecto en curso y garantizar que se alcancen los objetivos establecidos.
Cierre
Esta última etapa abarca las actividades necesarias para finalizar formalmente el proyecto, ya sea entregando el producto/servicio solicitado o cancelando el proyecto. Es muy importante informarle al cliente que el proyecto se encuentra finalizado con el objetivo de obtener la aceptación de este. En esta etapa se realiza un cierre administrativo del proyecto, que incluye la finalización de la documentación, la liquidación de recursos y la liberación de personal. Además, se lleva a cabo el cierre de contratos asegurando que todas las obligaciones contractuales se cumplan adecuadamente y también es el momento de identificar y documentar las lecciones aprendidas durante el proyecto, lo que permite capturar experiencias, buenas prácticas y áreas de mejora para proyectos futuros.
Ahora ¿Qué esperas para comenzar a buscar la solución a ese problema?
Fuentes:
Lic./ESP. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de proyectos. Resumen Unidad N°1: " El Estudio de Proyectos y su Proceso de Preparación y Evaluación". UNTREF.