El Estudio Organizacional para un proyecto consiste en el análisis tanto de la capacidad de la empresa que lo llevará a cabo, como así también la evaluación de sus competencias administrativas.
Busca determinar la capacidad operativa de la Organización con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades, y definir la Estructura de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento. Es decir, para cada proyecto se deberá determinar la Estructura Organizacional acorde con los requerimientos que exija la ejecución del proyecto y la futura operación.
Este estudio trata de determinar cuál será la Estructura óptima que deberá poseer la empresa para que pueda desarrollar el proyecto sin ningún tipo de retrasos o contingencias.
Para el Diseño de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes pasos:
Definir los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos.
Elaborar un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos.
Definir cuál de estas actividades se subcontratan y cuales se harán de manera directa.
Para las actividades que se atenderán directamente, agrupar las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.
Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
Identificar las necesidades de Recursos Humanos de cada subsistema.
Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo.
Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.
Elaborar el Organigrama.
Describir las funciones de cada cargo.
Muchas veces sucede que en la formulación de un proyecto no se tienen en cuenta el estudio que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administración como en la organización, procedimientos administrativos y aspectos legales. Estos errores pueden derivar en problemas graves que dificulten el logro del proyecto, sin un análisis previo de organización y administración puede desembocar en que la empresa en medio del proyecto se encuentre que no tiene capacidad física para llevarlo a cabo, o que se enfrente de repente a que no cuenta con el suficiente personal para cumplir con los plazos en las distintas etapas del proyecto.
Para evitar estos errores se debe definir la Estructura Organizativa que más se adapte a los requerimientos de su posterior operación. Conocer esta Estructura es fundamental para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y, por tanto, estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra. Al igual que en los otros estudios, es preciso simular el proyecto en operación. Para ello deberán definirse, los Procedimientos Administrativos que podrían implementarse junto con el proyecto.
La decisión de subcontratar actividades influye directamente en los costos por la mayor cantidad de personal que pudiera necesitarse, la mayor inversión en oficinas y equipamiento y el mayor costo en materiales y otros insumos. Como puede apreciarse, una decisión que pareciera ser secundaria lleva asociada una serie de inversiones y costos que ningún estudio de proyectos podría obviar.
Los Sistemas y Procedimientos propios de cada proyecto en particular determinan la inversión en Estructura Física. La simulación de su funcionamiento permitirá definir las necesidades de espacio físico para oficinas, pasillos, estacionamiento, jardines, vías de acceso, etcétera.
Todos los puntos mencionados anteriormente no pueden quedar al azar, ya que ayudaran a establecer los costos totales que la empresa deberá afrontar. Costos que a larga definirán si el proyecto es rentable o no.
Fuentes:
Sapag Chain, Nassir y Sapag Chain, Reinaldo “Preparación y Evaluación de Proyectos”. 5a Edición. Año 2008. Editorial: McGraw-Hill - Capítulos 1, 2, 11 y 19.