La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.
El Método propuesto por el PMI propone 5 Procesos
Identificar a los Interesados: Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del proyecto. El proceso consiste en Identificarlos y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.
Algunas herramientas útiles para este proceso son el Análisis de Interesados y el Juicio de Expertos.
Las salidas de este proceso, son un Registro de Interesados (identificados, evaluados y clasificados) y la Estrategia de Gestión de Interesados.
Planificar las Comunicaciones: Determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto (quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por quién) y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.
Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado. Una comunicación eficiente significa proporcionar únicamente la información necesaria.
En esta etapa se toman las salidas del proceso anterior, y junto con la información ambiental de la empresa y los activos de procesos de la organización (por ejemplo, las Lecciones Aprendidas y la Información Histórica) y se genera el Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Distribuir la Información: Poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto. Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el Ciclo de Vida del Proyecto y en todos los procesos de Dirección. Es la implementación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Algunas Herramientas para tal fin son:
Reunión de Kick-Off (o de Inicio del Proyecto).
Reuniones de Avance.
Reportes de Avance.
Minutas de Reunión.
Gestionar las Expectativas de los Interesados: Comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. Gestionar las Expectativas de los Interesados implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos.
Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo.
La gestión activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados.
El Gerente del Proyecto debe usar Métodos de Comunicación, habilidades interpersonales, y habilidades directivas para este fin.
Este proceso puede actualizar las distintas salidas de los procesos anteriores. Adicionalmente puede actualizar el conocimiento que se tiene de los problemas, y reformular el alcance del proyecto.
Informar el Desempeño: Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto. Los Informes de Desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia, con procesos como la Gestión por Valor Ganado.
En conclusión, las comunicaciones del proyecto pueden determinar su éxito o fracaso, el proceso de gestionar las comunicaciones es iterativo, y puede sufrir cambios en el transcurso del proyecto. Es crucial la selección adecuada de interesados, pues en ellos se basará todo el plan.
Fuentes:
Gestión de las Comunicaciones, PMBOX.
Lic. /Esp. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Unidad N° 6 "El Estudio de la Organización del Proyecto". UNTREF.