No eres el reflejo de tu Organigrama, tus Procesos son los que te definen

En este posteo intentaré visualizar la importancia de un Estudio Organizacional y cómo influyen ciertos conocimientos, en principio de base muy teórica, expuestos a lo largo de la carrera de Administración en la Universidad Nacional de Tres de Febrero.

A lo largo de la carrera nos han mostrado distinto Tipos de Organizaciones, intentando clasificar estas en Grupos Estructurales. Uno de los autores más significativos que intenta dar cuenta de esta cuestión es “Henry Mitzberg” a través de su libro “Diseño de Organizaciones Eficientes”, establece 6 formas Estructurales. Las mismas tienen sus propias características, ventajas y desventajas, a continuación haremos una breve descripción de cada una de ellas:

Ahora bien en el apunte de la materia "Diseño, Gestión y Evaluación de Proyectos" podemos encontrar 3 tipos de Estructuras para adoptar en distintos proyectos.

En este caso son:

• Organización Funcional

• Organización Proyectizada

• Organización Matricial

Estos tres tipos presentados durante la cursada pueden incluso clasificarse o incorporarse dentro de la clasificación establecida por Mitzberg.

Pero ¿Cómo saber qué Organización somos o queremos tener? La respuesta es simple. Miremos nuestros procesos, solo ellos nos van a clasificar o determinar el diseño estructural más acorde o más eficiente.

Pero una Estructura de por sí sola no tiene sentido, sin las personas que la integran. Ya sabido es lo complejo de las relaciones humanas y las interacciones que surgen; entonces ¿Cómo se coordinan o se comunican las personas? El autor presenta ciertos mecanismos coordinadores, para lograr la realización de tareas y cumplimiento de objetivos:

• Ajuste Mutuo: La adaptación mutua consigue la coordinación del trabajo mediante la simple comunicación informal. En este tipo de mecanismo, el control del trabajo corre a cargo de los que lo realizan.

• Supervisión Directa: A medida que una organización supera su estado más sencillo suele recurrirse a un segundo mecanismo de coordinación. La supervisión directa consigue la coordinación al responsabilizarse una persona del trabajo de los demás, dándoles instrucciones y controlando sus acciones.

• Estandarización por Proceso: Se normalizan los procesos de trabajo cuando el contenido del mismo queda especificado, es decir, programado..

• Estandarización por Resultados: Se normalizan los resultados al especificarse los mismos, como pueda darse con las dimensiones del producto o del rendimiento. Una vez normalizados, se predeterminan los nexos entre tareas.

• Estandarización por Destreza: En algunas ocasiones resulta imposible normalizar tanto el trabajo como sus resultados, necesitándose no obstante algún tipo de coordinación. Las habilidades se normalizan cuando ha quedado especificado el tipo de preparación requerida para la realización del trabajo.

A esta altura la persona que este leyendo esto, se preguntará:

• ¿Qué relación tienen estas tediosas clasificaciones para mi proyecto?

• ¿Cómo me puede ayudar esto en mi proyecto, para qué sirve?

Personalmente, le informo a cualquier persona lectora de este artículo que esto si sirve y de hecho le sugiero que si no toma en cuenta el Tipo Organizacional a definir y los procesos que se involucran en su proyecto, posiblemente el proyecto puede alcanzar el propósito independientemente del potencial ideológico o funcional que esté presente. Se preguntaran, y ¿Por qué? La respuesta a esta pregunta esta en las siguientes razones de importancia del Estudio Organizacional.

• Una división de tareas, ya sea por proyecto, por funciones o por especialidades permitirá que las personas involucradas de manera directa encuentren la optimización en la realización de las actividades planteadas.

• A colación de esto se producirá un ahorro de tiempo, y no olvidemos una frase que dicen por ahí: “El tiempo es dinero”.

• Es necesario determinar cómo será la comunicación y coordinación de las tareas en el proceso. Y para ello una Estructura por más simple que sea deberá conservar un orden. No olvidemos que toda Organización vive en una puja de desorden instituyente y orden instituido.

• Este orden le permite la/as personas que esté/n a cargo del proyecto (Gerente/s de Proyecto) un seguimiento sobre el desarrollo del proyecto y una correcta coordinación y obviamente el alcance de los objetivos necesarios.

• La correcta comunicación, establecimiento de posiciones formales y división identificable de tareas, genera la posibilidad de una gestión más eficiente de los conflictos. Como mencione anteriormente, las organización se componen de personas que se relacionan y toda la relación genera situaciones de conflictos.

• La identificación, gestión y resolución de conflictos, permite a cualquier organización una mayor supervivencia y un proceso de aprendizaje que le permite madurar y lograr un acople mayor tanto interno como externo.

Entonces expuestas estas razones, pasemos a una Ecuación Simple:

CORRECTA DIVISIÓN DE TAREAS + AHORRO DE TIEMPO + CORRECTA COMUNICACIÓN + CORRECTA GESTIÓN DE CONFLICTOS + CORRECTA COORDINACIÓN DEL PROYECTO = PROCESOS EFICIENTES = ESTRUCTURA EFICIENTE = DISEÑO ORGANIZACIONAL EFICIENTE.

Presentada esta “ecuación” podemos concluir en la importancia de un Diseño Organizacional eficiente, nos asegura mitigar varios problemas que muchas veces no tenemos en cuenta, pero pueden generar hasta el peor escenario que es que el proyecto no prospere. Aunque así de determinante se exprese, las posibilidades pueden reducirse considerablemente. Siguiendo el estilo de mi post anterior, dejo una reflexión sobre el tema presentado:

“Como seres humanos sabemos cómo se debe hacer el trabajo del otro, pero realmente ¿sabemos cómo se debe organizar y coordinar de la manera más eficiente, el trabajo de todos? ¿Entendemos que una simple clasificación que en principio parece tediosa nos permite ampliar nuestra visión en la importancia de lo que es estudiar cómo es o será nuestra organización?”

Fuentes:

• https://www.bbvaopenmind.com/wp-content/uploads/2011/02/BBVA-OpenMind-cuadro-2-Alice-Lam.jpg

• https://aprendiendoadministracion.com/5-mecanismos-de-coordinacion-y-control-segun-mintzberg/

• "Resumen de unidad 06_"Diseño, Gestión y Evaluación de Proyectos"_UNTREF (https://drive.google.com/drive/folders/0B9YTDRQyBGlTM1A4aTlaS1dUSlE)