¿Por qué es importante realizar el Estudio de la Organización del Proyecto?

El siguiente artículo tiene como finalidad plasmar la importancia de hacer un Estudio de la Organización del proyecto. Así como se realizan estudios Legales, Comerciales, Financieros, Técnicos, etc., también es necesario realizar uno organizacional que los complemente.

Sabemos que cada proyecto presenta características diferentes y por lo general únicas, y este análisis es el que nos permite lograr determinar la Estructura Organizativa más acorde a los requerimientos que exige el proyecto en particular. Dicha Estructura se refleja a través de la división del trabajo, las distintas áreas de funcionamiento, el control y las delegaciones establecidas.

Principalmente es importante saber que existen tres variables que afectan a la Estructura Organizacional y como consecuencia, al logro de los objetivos propuestos.

Dichas variables son:

• Las Unidades Organizativas.

• Los Recursos Humanos, Materiales y Financieros.

• Los Planes de Trabajo.

Por lo tanto, la Estructura Organizativa que se diseñe y sirva para programar todas aquellas actividades requeridas para la implementación y operación del proyecto, debe tener foco no solo en la adecuación con los objetivos si no también en los efectos económicos que afectan tanto a las inversiones iníciales y a los costos de operación del proyecto, y que por ende deben cuantificarse ya que pueden determinar la rentabilidad o no del mismo.

El Diseño requiere definir la naturaleza de los puestos y las habilidades necesarias, ya que al caracterizar cada puesto se puede estimar el costo de las remuneraciones administrativas.

Para lograr determinar con precisión el efecto de las variables sobre las inversiones, existen Factores Organizacionales relevantes que se agrupan de manera específica y que se deben tener presentes:

• Uno es La participación de Unidades Externas, ya que permite definir los espacios físicos requeridos.

• Otro factor es el Tamaño de la Estructura Organizativa asociada con la Tecnología Administrativa utilizada en los procesamientos contemplados en el proyecto y de los cuales se derivan los recursos humanos y materiales que se necesitarán.

• El otro factor es La Complejidad de las Tareas Administrativas, ya que al existir diversidad en ellas se requiere de mayor comunicación y divisiones jerárquicas.

A partir del resultado del Diseño de la Estructura Organizativa, se puede realizar el cálculo de las inversiones necesarias, aunque dicho cálculo es parte del Estudio Técnico, el Organizacional es el que debe proporcionar la información para hacerlo.

La Dimensión de la Estructura y la determinación de las Funciones tendrán efecto sobre:

• Las Inversiones en Obra Física, dependiendo si el edificio de oficina se construye, compra o se alquila,

• Sobre Equipamientos (relacionados a los procedimientos administrativos de la estructura),

• Y también sobre el Capital de Trabajo.

Existen otras inversiones que son tenidas en cuenta en este Estudio tales como; los vehículos para el personal ejecutivo, gastos de organización y puesta en marcha, sistema de comunicaciones y procesamiento de datos.

Por otra parte, los costos de la operación administrativa, están relacionados con las remuneraciones correspondientes al personal ejecutivo, administrativo y de servicio. También se relacionan con la depreciación de la obra física, muebles y equipos, ya que aunque no implican un desembolso directo, tienen efectos impositivos en el flujo de fondos.

Es preciso mencionar, que los sistemas y procedimientos administrativos afectan al proyecto de manera significativa, por lo que se debe establecer una estructura acorde que pueda solucionar problemas.

Podemos mencionar tres Tipos de Estructura:

• La Organización Funcional, en la cual se destacan los lineamientos tradicionales, como por ejemplo, la unidad de dirección o unidad de mando, que implica también una jerarquía establecida. A su vez, en dicha estructura existen agrupamientos dependiendo de las actividades en donde cada área es independiente a la otra.

• Por otra parte, encontramos la Organización Proyectizada, que funciona como un conjunto coordinado de sub-organizaciones las cuales representan distintos proyectos que se administran con autonomía e independencia.

• Por último, tenemos la Organización Matricial que es una combinación de las mencionadas anteriormente y que permite la especialización de los trabajadores a partir del agrupamiento funcional y una asignación más eficiente en el uso de recursos en los proyectos.

En este punto es importante señalar que el Gerente de Proyecto es uno de los actores principales ya que es el responsable ejecutivo del mismo y por lo tanto, de que se cumplan los objetivos en tiempo y forma. En cuanto al rol que debe ejercer dicho gerente se destacan las funciones de planificar, controlar y dirigir. Es decir, debe planificar y determinar las actividades por anticipado, los costos y tiempos de cada actividad y los recursos que se necesitan para llevarlas a cabo. También debe monitorear y evaluar el progreso del trabajo, así como también coordinarlo, integrarlo y dirigirlo en pos de los objetivos planteados. En consecuencia, el Gerente debe desarrollar su capacidad de conducción y liderazgo de equipo.

Para lograr esto y construir un equipo eficiente y motivado, existen categorías de acciones propuestas a saber:

• Por un lado, se debe lograr que el equipo sea lo más tangible posible, en el sentido de establecer relaciones entre los miembros, como por ejemplo a través de reuniones productivas.

• Así mismo, dar recompensas por el buen desempeño es otra acción a considerar.

• También, es conveniente brindar información sobre dicho desempeño realizando reconocimientos públicos, delegando y transmitiendo a cada uno lo que se espera de él para establecer relaciones de mutuo afecto.

En sintonía con esto, existen diferentes Etapas por las cuales transita un Equipo:

La primera es la de Formación, donde se reclutan a los miembros del equipo, la siguiente etapa se considera como Turbulencia, ya que es donde se generan conflictos porque se dan relaciones de poder e individualismos siendo necesario pasar a una etapa de establecimiento de Normas que regulen el comportamiento y logren alinear las expectativas. Por último está la etapa de Desempeño que es cuando el equipo logra resultados mayores que los que lograría cada uno de ellos por separado.

Como dijimos, una de las etapas por las que se desenvuelve un equipo es la de conflictos, es por eso que hay que gestionarlos. Para eso, existen 6 técnicas de solución:

• Apartarse/Eludir: Es decir retirarse de esa situación problemática tanto real como potencial.

• Suavizar/Reconciliar: Que sería hacer énfasis en los puntos de acuerdo.

• Consentir: Buscar soluciones aceptadas por todos.

• Forzar: Imponer nuestro punto de vista, ofreciendo soluciones del tipo ganar/perder.

• Colaborar: A partir de las distintas percepciones, presentar diferentes puntos de vista y visiones.

• Confrontar/Resolver problemas: Que es cuando al conflicto lo tratamos como un problema a resolver mediante el análisis de alternativas.

Aplicación a Situación Personal

Todo lo descrito anteriormente se puede llevar a situaciones de nuestra vida tanto cotidiana como laboral. En mi caso, por ejemplo, formo parte de una organización murguera hace varios años (16). Lo que hacemos es realizar festivales, donaciones, ollas populares, entre otras cosas. Esto a veces lo realizamos simplemente por un beneficio social y otras veces para generar ingresos a la caja de la organización, ya que se desarrolla de manera independiente y no recibe dinero de otras fuentes, el cual, en épocas de carnaval por ejemplo, se necesita para pagar los micros y demás. En la agrupación existe un tipo de Estructura que por lo general es fija, pero que tenemos que modificar dependiendo el tipo de evento que hagamos. Las decisiones son tomadas por los miembros con mayor antigüedad y experiencia. Lo primero que hacemos cuando realizamos algún festival, es determinar tanto las tareas y recursos necesarios para su logro así como también decidir los encargados de realizarlas. Por ejemplo, tenemos que definir los materiales que precisamos, ya sea la comida, la bebida, la espuma, etc., y cuantificarlos para poder determinar el monto de la inversión. Muchas veces invitamos bandas o artistas que es otra tarea que se debe organizar y designar. Por otra parte, se deben establecer las funciones que va a cumplir cada uno en el momento de llevar a cabo el festival, ya sea el estar en la caja atendiendo a las personas, preparar la comida o bebida, controlar que no haya disturbios, verificar que los artistas invitados se presenten a horario, entre otras cuestiones. Hay veces que en nuestro Equipo de Trabajo surgen diferentes pensamientos y por ende conflictos, los cuales se tratan de gestionar con la ayuda de los líderes (los de mayor antigüedad) aportando nuestro pensamiento y escuchando el de los demás para llegar a una solución y que todo salga tal cual lo planeamos. Como vemos, la organización y el establecimiento de una Estructura al momento de realizar un proyecto son sumamente importantes. En nuestro caso, la Estructura más acorde para nosotros es la que definimos dependiendo el proyecto a realizar. Es necesario establecer todo con anterioridad por una cuestión de costos, ya que muchas veces al no contar con efectivo en la caja de la agrupación se pide prestado, debiendo recuperar ese monto y además generar algún tipo de ganancia extra para ella.

Bibliografía:

• Lic. Verónica Diana Pepe "El Estudio de la Organización del Proyecto"- Resumen de unidad 6. Sapag Chain "Preparación y evaluación de proyectos"- 5ta Edición.