¿Qué considera el Estudio Organizacional?

Por las características específicas y normalmente únicas que presenta cada proyecto, se debe definir una estructura organizativa acorde. Las estructuras se refieren a las relaciones relativamente fijas que existen entre los puestos de una organización, y son el resultado de los procesos de división del trabajo, departamentalización, esferas de control y delegación.

» Para alcanzar los objetivos propuestos por el proyecto es preciso canalizar los esfuerzos y administrar los recursos disponibles, cuya instrumentación se logra por medio del componente administrativo de la organización, el cual debe integrar tres variables básicas para su gestión:

a) Las unidades organizativas

b) Los recursos humanos, materiales y financieros

c) Los planes de trabajo.

El Estudio Organizacional no debe tomarse como una unidad aislada de los otros estudios del proyecto; por el contrario, sus resultados están íntimamente relacionados con aquellos que se originan en los otros estudios y, por tanto, deberá existir una realización coordinada y complementaria entre ellos.

» La estructura que se adopte para su implementación y operación está asociada con egresos de inversión y costos de operación tales que pueden determinar la rentabilidad o no rentabilidad de la inversión. El diseño de la estructura organizativa requiere fundamentalmente la definición de la naturaleza y el contenido de cada puesto de la organización.

La organización que asuma el proyecto tiene una doble influencia económica en su evaluación:

a) Un efecto directo en las inversiones y en los costos asociados en un tamaño específico de operación (infraestructura, equipamiento, mano de obra/materiales).

b) Un efecto indirecto en los costos de operación (procedimientos administrativos asociados con un tamaño, tecnología y complejidad).

» Se deben tener en cuenta ciertos factores organizacionales en la preparación del proyecto, los más relevantes se agrupan en cuatro áreas decisionales específicas:

a) Participación de unidades externas al proyecto.

b) Tamaño de la estructura organizativa.

c) Tecnología administrativa.

d) Complejidad de las tareas administrativas.

» Los proyectos son realizados por equipos de trabajo que se encuentran dentro de organizaciones. Podemos definir tres tipos de estructuras de la organización del proyecto:

a) Organización funcional, responde a los lineamientos tradicionales para diseñar una organización. En ella podemos observar un jerarquía bien establecida y desarrollada y un agrupamiento en base a las principales actividades o funciones desarrolladas. En este tipo estructural, cada área funciona en forma relativamente independiente de la otra.

b) Organización proyectizada, se encuentra en el extremo opuesto. Estas organizaciones funcionan como un conjunto de sub-organizaciones que son coordinadas desde un cuartel general. Cada proyecto es una sub-organización que se administra con una mayor autonomía e independencia que un área funcional.

c) Organización matricial, combina estos los dos tipos anteriores. Permite la especialización de los trabajadores a partir del agrupamiento funcional, y una mejor asignación de recursos a los distintos proyectos. Por otra parte, quiebra el principio de unidad de mando, al crear una doble jerarquía. Por lo tanto, requiere de una mayor coordinación entre los distintos sectores de la organización.

Desde la perspectiva de la gestión de proyectos, “la estructura es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos”.

Además de lo anteriormente mencionado, existen otros aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de realizar el Estudio Organizacional de un proyecto, como son las inversiones derivadas de la organización, los costos de operación administrativa, el rol del gerente del proyecto (sus funciones y responsabilidades), la creación de equipos de trabajo, la motivación y la gestión de los conflictos.

Fuente: "Preparación y Evaluación de Proyectos", Nassir Sapag Chain & Reinaldo Sapag Chain