¿Qué Estructura Organizacional deberá tener mi futuro Proyecto?

A la hora de empezar a pensar en un futuro proyecto debemos tener en cuenta que son varios los Estudios que deben realizarse para evaluar y determinar si podrá concretarse en la realidad.

El Estudio de Viabilidad Organizacional es el que normalmente recibe menos atención, a pesar de que muchos proyectos fracasan por la falta de capacidad administrativa para emprenderlo.

¿Cuál es el Objetivo principal del Estudio de Viabilidad Organizacional?

Su propósito se basa en definir si existen las condiciones mínimas necesarias, para garantizar la implementación del proyecto tanto en lo estructural como en lo funcional. Este estudio determina la estructura organizacional y administrativa óptima, acorde con los requerimientos que exija la ejecución del proyecto, y su posterior operación. Es fundamental conocer las mismas, puesto que son factores de gran influencia sobre el valor de las inversiones y costos del proyecto.

Si deseamos alcanzar los objetivos propuestos por nuestro próximo proyecto, es preciso orientar los esfuerzos y administrar los recursos disponibles de la manera más eficiente, enfocándonos en tres variables fundamentales:

• Unidades Organizativas.

• Recursos Humanos, Materiales y Financieros.

• Planes de Trabajo.

Cada una de las actividades que vayamos a realizar para la implementación y operación del proyecto, deberán planificarse, organizarse, coordinarse, y por supuesto controlarse, por lo que será necesario decidir y establecer la estrategia de estructura ideal que permita asumir el compromiso que exige nuestro plan de acción.

¿Qué debemos tener en cuenta al momento de diseñar la Estructura Organizacional de nuestro futuro proyecto?

• Para empezar es fundamental poder definir los objetivos de nuestro proyecto.

• Luego, determinar cuáles son las actividades administrativas necesarias para alcanzar los objetivos planteados.

• La decisión de desarrollar actividades que pudieran subcontratarse influye directamente en la inversión y los costos, por la mayor cantidad de personal que pudiera necesitarse, la inversión en equipamientos, los materiales e insumos, entre otros. Por lo que es fundamental, conocer aquellas actividades que realizaremos o no dentro de nuestro proyecto.

• Agrupar tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas con el fin de poder realizar y simplificar las funciones.

• Detallar los requisitos y competencias que debe cumplir cada subsistema.

• Identificar y determinar la cantidad de recursos humanos necesaria.

• Manifestar unidades administrativas o grupos de trabajo en función de los subsistemas elegidos.

• Especificar las funciones y cargos para cada unidad.

• Confeccionar el Organigrama, siendo el esquema ideal para representar relaciones jerárquicas del proyecto.

• Describir las funciones de cada cargo.

Podemos reconocer tres Tipos de Estructuras de acuerdo a los roles y responsabilidades de los gerentes y el equipo de trabajo:

Estructura Funcional: Es aquella Estructura que responde a los lineamientos tradicionales, en ella se observa un jerarquía bien establecida y desarrollada y un agrupamiento en base a las principales actividades o especialidades, es decir las funciones. Entre las principales ventajas, busca una línea directa de comunicación entre los niveles, mayor especialización, la división del trabajo es planeada y el trabajo manual se distingue del intelectual. Por otro lado, como aspecto negativo podemos ver que cada departamento realiza las actividades del proyecto de manera independiente lo que puede ocasionar más dificultades para desarrollarse, no habiendo una clara definición de autoridad.

Estructura Orientada a Proyectos: En este caso, la organización cuenta con un equipo dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se sitúa al máximo nivel dentro de la organización. Los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Cada proyecto funciona como una sub-organización, destacando como ventaja la organización y función del equipo en relación al proyecto y el cumplimiento del mismo, pero por otra parte, existe un uso de los recursos más ineficiente, ya que cada sub-grupo cuenta con una Estructura Administrativa y de soporte redundante.

Estructura Matricial: Se combinan las dos Estructuras mencionadas anteriormente. El director de proyecto formará un equipo de trabajo con personas de distintos Departamentos funcionales. Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas. Una vez finalizado el proyecto, la Estructura suele disolverse. Es perfecta para una gestión eficaz de los recursos, para la motivación y el fortalecimiento de los equipos. Pero en contrapartida, quiebra el principio de unidad de mando, puesto que genera una doble jerarquía. Se distingue en tres tipos: fuerte, débil o equilibrada en función del poder y las decisiones.

Entonces… ¿Qué modelo Estructural elegir?

No existe uno totalmente exacto para cada proyecto. Todo dependerá del análisis y la valoración de las circunstancias, ingresos, número de trabajadores, funciones, entre otros factores. Se deberá definir la Estructura Organizativa que más se adapte a los requerimientos del proyecto. Como señaló Peter F. Drucker, "La mejor Estructura no garantizará los resultados, ni el rendimiento. Pero la Estructura equivocada es una garantí­a de fracaso".

Fuentes:

• Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos - Unidad N° 1 - El Estudio de Proyectos y su proceso de preparación y evaluación.

• Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos - Unidad N° 6 - El Estudio de la Organización del Proyecto.

• https://estudio-organizacional.webnode.mx./

• https://cenincal.com/estructura-organizacional-en-proyectos/