La realización de un proyecto, requiere de muchos estudios para un correcto análisis y evaluación.
El Estudio de la Organización es una complementación del resto. Se basa en requerimientos que ordenen la ejecución del proyecto (teniendo en cuenta la situación específica de cada uno), como así también las futuras operaciones.
Para la realización del Diseño, se debe tener en cuenta la división del trabajo, la coordinación de las tareas, la delegación de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario. Aunque diversas teorías para su definición proponen ciertas estrategias, el diseño de la organización depende de cada proyecto.
Para que una Estructura Organizativa cumpla con los objetivos, requerirán: la realización de una Estructura optima y cuantificar los costos que aparezcan (tanto las inversiones como los costos de operación). También es necesario estar atento a las siguientes variables que pueden cambiar su Estructura, entre ellas están: las unidades organizativas, recursos humanos, materiales y financieros, y planes de trabajo.
Existen muchos modelos de estructuras de proyectos, entre ellos nombrare tres que son los más aplicables usualmente:
Funcional: Agrupa a personas que tienen una posición o desarrollan funciones similares dentro de la organización. Como así también se puede apreciar a simple vista la jerarquía establecida.
Proyectizada: Funcionan como un Conjunto de Sub-Organizaciones. Aquí la organización se presenta acorde al tipo de proyecto y los objetivos, en oposición a la funcional.
Matricial: Combina la estructura funcional y proyectizada, presentándose con mando múltiples. Una cadena vertical que establece un ordenamiento por funciones, y el horizontal como un equipo de proyecto.
Cada proyecto es único, y el responsable de la realización lo efectúa desde su punto de vista y eligiendo el Diagrama más óptimo.
La Estructura, es la forma en que la empresa va a gestionar. Es importante saber qué hace quién. Ésta realización comprende las relaciones, establece el orden y la dirección. También se define la formalidad en cuanto a las comunicaciones, la responsabilidad y la autoridad, a través de organigramas. Como así también, mejora el conocimiento sobre los integrantes.
Un error, es no tomarse en serio la Estructura. Si se torna deficiente, puede ocasionar problemas de gestión y de comunicación. Los Proyectos pueden fracasar por la falta de capacidad administrativa para llevarlo a cabo. Sin embargo, éste estudio, recibe poca atención.
La Organización funciona por el desempeño de las personas, es necesario que las mismas estén capacitadas y motivadas, se necesitan personas especializadas.
El tratamiento de la Gestión de Conflictos es esencial, ya que los proyectos generan incertidumbre y diferentes puntos de vistas entre los involucrados, como así también la necesidad de una correcta comunicación.
En este estudio, se trata la Viabilidad Estructural y Funcional, análisis de la rentabilidad y las incongruencias.
Fuentes:
Unidad 5: "Estudio de la Organización del Proyecto". Diseño, evaluación y gestión de proyectos. Lic. Verónica Pepe (UNTREF).
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