Al momento de encarar un proyecto, el riesgo de ocurrencia de un hecho negativo siempre está presente, así como también está presente el riesgo de que se puedan llevar adelante las diferentes actividades del proyecto sin mayores obstáculos. Los riesgos positivos son bienvenidos y los riesgos negativos son analizados, y es importante que este análisis se realice en las primeras etapas del proyecto, porque cuanto más se avance desconociendo el riesgo latente, más difícil y costoso será enfrentarse a este. En oposición, cuanto más temprano se realice el análisis, mayores serán las posibilidades de minimizar el impacto negativo y sus consecuencias.
Para alcanzar el objetivo proactivo de la Administración de los Riesgos, existe una serie de pasos:
Identificación del Riesgo: Se reúne el equipo del proyecto con otros involucrados importantes, y a través de diversas técnicas se identifican las posibles dificultades.
Una vez que se hayan determinado los riesgos del proyecto en general, se identifican las áreas a las cuales pertenecen. Toda esta información se complementa con el Perfil de Riesgo de la organización, este se forma gracias a la experiencia colectiva de proyectos anteriores y describe a las fortalezas y debilidades de la empresa.
Evaluación de Riesgos: Se miden las consecuencias de los riesgos encontrados y se ordenan por su importancia, además se quitan los que sean redundantes.
Es de gran utilidad para esta tarea la Matriz de Evaluación de Riesgos. Los diferentes riesgos son colocados en las casillas según su grado de impacto y su probabilidad de ocurrencia, quedando clasificados según las tres zonas de la matriz.
Desarrollo de la Respuesta al Riesgo: Existen cuatro posibles respuestas: mitigar, omitir, transferir/distribuir o aceptar(*).
Otra parte de la respuesta a los riesgos es el Plan de Contingencia, este plan es una alternativa a poner en práctica a la hora de aparición de un evento riesgoso previamente analizado, es un conjunto de acciones que pueden mitigar o reducir el impacto de dicho evento.
Control de Respuesta al Riesgo: Los riesgos deben ser supervisados de igual manera que los avances, todo el equipo del proyecto debe estar siempre atento en detectar nuevos riesgos o imprevistos. Este es el momento de llevar adelante la estrategia de respuesta, supervisar las tareas que permiten la ocurrencia del evento negativo, implementar los planes de contingencia y prepararse para posibles nuevos riesgos.
Los proyectos no siempre suceden dentro de lo planeado, existen cambios en el transcurso de su vida y aunque no se puede predecir cuáles serán necesarios, si se debe tener una estructura previamente diseñada para llevar adelante cualquier cambio solicitado. Estos pueden tener un origen externo, como modificaciones en normativas o variaciones en las tasas de interés; o interno, como la implementación de un plan de contingencia o cambiar según las recomendaciones del equipo.
Como en cada momento del proyecto, en la Administración de los Riesgos, la comunicación es de suma importancia. Se debe asegurar un ambiente donde no se sancione el error, para que los miembros del equipo puedan expresar las diferentes posibilidades de riesgos que ven, comunicar la detección de un posible nuevo riesgo, informar la aparición de factores que determinan la ocurrencia del evento o solicitar un cambio en el momento indicado, entre otras; ya que esta libertad de comunicación contribuye a la reducción de los efectos de los riesgos negativos. Además, la comunicación no solo tiene lugar durante el proyecto y entre los miembros del equipo, sino que al dejar un registro, se mejora y actualiza el Perfil de Riesgo de la organización, logrando de esta manera, poder compartir información con los miembros de futuros proyectos.
Fuentes:
Gray, Clifford F. - Larson, Erik W. Administración de proyectos 4ª edición (Capítulo 7). Editorial McGraw Hill.
https://drive.google.com/file/d/1J6safvyuyIW1rkhb4HWD2Oq-jVsOxelh/view?usp=sharing
Cómo planteaste al principio del artículo, es muy importante analizar y detectar los riesgos del proyecto, desde el primer momento. Ya que mayor avance del riesgo, mayor costos y consecuencias traerá consigo.
Luego, cada punto que analizaste es fundamental y que en la etapa de control de respuesta al riesgo,se debe tener en cuenta la participación y comunicación entre los actores, para poder llevar a cabo las estrategias, toma de decisiones y demás, de forma correcta. ¡Excelente post, Pame!
Muy interesante el cuadro evolutivo del riesgo según avanza el proyecto, si puedo aportar algo es que el conocimiento de las personas encargadas de identificar estos riesgos es clave, y por lo general son personas con amplia experiencia que cuesta mantener, pero que tienen que estar siempre disponibles para asegurar el desarrollo del proyecto.