Cuando los Supuestos cambian...

31 de diciembre de 2019, es el momento ideal para hacer una evaluación de lo que hicimos (o no) durante el año y comenzar a planificar los proyectos que haremos el año que viene, seguro va a ser un año como cualquier otro y supuestamente las cosas que pongan en riesgo nuestros proyectos no van a ser muy distintas a las de ahora: inflación, recesión, desocupación, inseguridad… lo habitual en nuestro país.

12 de abril de 2020, llevo más de 20 días encerrada en mi casa, de todos los supuestos que imaginé que podían poner en riesgo mis proyectos, claramente una cuarentena obligatoria, a raíz de una pandemia global por una enfermedad originada en el otro extremo del mundo, no estaba en mi lista.

Es evidente que hay factores críticos que están fuera de nuestro control, y por lo tanto, suponen un riesgo para que nuestro proyecto pueda alcanzar el éxito. Cada proyecto comprende riesgos ambientales, financieros, institucionales, sociales, políticos, o cualquier otro factor que puede hacer al mismo fracasar; por eso es importante identificarlos.

“El Riesgo se expresa como un Supuesto que debe ser cumplido para avanzar al nivel siguiente en la jerarquía de objetivos. El razonamiento es el siguiente: si llevamos a cabo las Actividades indicadas y ciertos supuestos se cumplen, entonces produciremos los componentes indicados. Si producimos los Componentes indicados y otros supuestos se cumplen, entonces lograremos el Propósito del proyecto. Si logramos el Propósito del proyecto, y todavía se siguen demostrando los supuestos ulteriores, entonces contribuiremos al logro del Fin” [1]

Como los Supuestos o Riesgos están más allá de nuestro control directo y nos generan incertidumbre, es importante poder reconocerlos y determinar, de una manera razonable, la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Con este fin, de disminuir la incertidumbre, podemos recurrir a algunas fuentes que nos ayuden a identificar estos supuestos:

• Lecciones Aprendidas: Tomar situaciones que nos afectaron de manera positivas o negativas en el pasado y nos obligaron a reajustar o rediseñar nuestros proyectos.

• Simulación de Involucrados: Todo proyecto tiene actores que influyen en la concreción del mismo. Al hacer un análisis de los involucrados, podemos llegar a formar una idea aproximada de sus intereses y prioridades sobre nuestro proyecto.

• Instrumentos de Análisis: Una herramienta útil para identificar algunos supuestos es la Matriz FODA ya que nos permite visualizar factores interno y externos.

¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de formular un Supuesto?

1. Deben representar un Riesgo al éxito o ejecución del Proyecto

Debemos considerar al supuesto como un factor externo al proyecto, es decir que tiene que estar por fuera del control de la gerencia del proyecto y tiene que ser importante, debe representar un factor crítico y necesario para el éxito del proyecto. Por último, hay que determinar la probabilidad de ocurrencia del mismo.

2. Redacción del Supuesto

Los supuestos representan riesgos relacionados con el entorno del proyecto. Si bien son escritos en forma negativa, es importante que el supuesto sea expresado como un objetivo a alcanzar o mantener, es decir en forma positiva.

3. Los Supuestos cambian

A medida que se ejecuta el proyecto algunos supuestos desaparecen y otros se incorporan. Esto es, porque a lo largo de la vida del proyecto los factores externos pueden cambiar y por lo tanto afectar la fuerza de nuestros supuestos porque se cumplieron o porque las condiciones de los factores externos cambiaron haciendo que se requieran de nuevas condiciones para que nuestro proyecto tenga éxito.

La idea es, a pesar de todo y a pesar de que nuevos supuestos aparezcan para cambiarnos los esquemas, que no abandonemos nuestros proyectos. Porque incluso sabiendo con certeza de que hay factores externos que no podemos manejar, podemos ser nosotros los que originemos las condiciones que nos permitan seguir adelante.

Fuentes:

• [1] Ortegón, E., Pacheco, F. y Prieto, A. Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Manual 42. 2005. Chile. ISBN: 92-1- 322719-1.