La existencia de Riesgos es inherente a cualquier actividad humana en tanto que absolutamente todo lo que realizamos en la vida está sometido a un determinado grado de Incertidumbre. A la hora de ejecutar un proyecto, por muy buena que sea la planificación realizada, el conocimiento del ámbito y contexto en el que se desarrolla el proyecto y las previsiones sobre el futuro, también siempre existe un cierto margen para el error, que tiene su representación en los riesgos.
Todos los proyectos y negocios, sin excepción alguna, tienen implícito algún tipo de riesgo. No debemos permitir que los riesgos se adueñen de nuestro proyecto, para lo cual hay que anticiparse a través de una buena planificación.
El Análisis de Riesgos de un Proyecto permite identificar posibles cambios en la planificación que pueden poner en riesgo la Ruta Crítica y con ello el éxito del proyecto.
Ejemplos de Causas que generan Fracasos de Proyectos:
Procedimientos erróneos en la formulación.
Falta de un análisis de riesgo para simular qué pasaría si cambia el entorno.
Procesos deficientes para la administración integral de los riesgos.
Los Riesgos pueden clasificarse de la siguiente manera:
Asociados a la Planificación: Estos riesgos en general provienen de causas externas, como fallos en el suministro por parte de un proveedor o accidentes imprevistos. Todo eso altera la planificación original.
Asociados al Alcance: Los objetivos del proyecto pueden crecer conforme los clientes añadan nuevos requerimientos o solicitudes. Esto podría modificar el alcance inicial y es necesario que los encargados del proyecto se adapten.
Asociados a los Recursos: Al inicio se tiene una determinada cantidad de recursos. Con el transcurso del tiempo puede cambiar la situación económica de la empresa, del mercado o de otros factores externos. Los responsables deben hacer las modificaciones necesarias para gestionar nuevos recursos o limitar los que ya se tienen.
Asociados a la Tecnología: Al utilizar software o utilidades inadecuadas para el tipo de proyecto, la productividad disminuye. Para esto es importante realizar un análisis previo y contar solo con lo que es útil para la organización.
¿Cómo podemos identificarlos?
Mediante las siguientes Técnicas, entre otras:
Análisis F.O.D.A.: Así existirá una mayor comprensión del proyecto y de los riesgos involucrados.
Análisis Cualitativo: Para evaluar el impacto y la probabilidad de que ocurran riesgos. Se asignan escalas numéricas para definir qué factores son más probables y necesitan mayor atención.
Checklists: Es la elaboración de listas de puntos de control y mecanismos de alerta para comprobar que la planificación del proyecto transcurre de forma correcta. Si se detecta algún problema, permite solucionarlo a tiempo.
Brainstorming: El intercambio de ideas y la creatividad permiten descubrir e identificar posibles riesgos incluso antes de que el proyecto inicie.
¿Cómo podemos dar respuesta?
Una vez identificados los riesgos, toca proporcionar las soluciones. Las siguientes son algunas de las herramientas que cumplen ese propósito:
Matriz de Evaluación de Riesgos: Mediante el uso de tablas y gráficos, el eje de ordenadas indica el impacto del riesgo y las abscisas señalan la probabilidad. Por ejemplo, el impacto de la falta de recursos para concluir un proyecto tiene bajas o altas probabilidades de ocurrir. En base a esto, la empresa soluciona los problemas a los que se les da prioridad.
Diagrama de Gantt: Es útil para planificar y programar tareas dentro de un periodo específico, ya que se muestran los datos en un gráfico de barras horizontales junto con las actividades por realizar. A cada actividad o solución se le asignan los recursos, inversión y personal requeridos.
PERT: Permite dirigir la programación de un proyecto mediante una representación gráfica de las tareas a realizar para solucionar los riesgos. Ofrece información sobre la duración de cada tarea, la persona encargada de realizarla, informes sobre sus avances, etc.
Existen cuatro Estrategias Genéricas de Respuesta a los Riesgos:
Evitar: Implica eliminar por completo el riesgo identificado, lo cual puede derivar en modificar los objetivos del proyecto, o inclusive cancelarlo.
Transferir: Implica trasladar a un tercero el impacto del riesgo identificado.
Mitigar: La mitigación de un riesgo significa disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo o del impacto sobre el proyecto (reducir el valor monetario esperado de un evento de riesgo). Puede implementarse, por ejemplo, introduciendo puntos de control adicionales en el proyecto.
Aceptar: En este caso refiere a no hacer nada. Puede ser tanto pasiva (atender el riesgo en el momento en que surja), como activa (generando reservas de contingencia).
Fuentes:
Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos - Resumen Unidad 8. Verónica Diana Pepe.
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