La Planificación de la Gestión de Riesgos del Proyecto se lleva a cabo de manera exhaustiva y sistemática, asegurando un enfoque profesional y efectivo.
En primer lugar, se establece un Marco detallado que describe cómo se gestionarán los Riesgos del proyecto. Esto incluye la asignación de Recursos pertinentes, el establecimiento de Canales de Comunicación claros y la definición de Herramientas y Métodos adecuados para su gestión.
Posteriormente, se procede a la Identificación de los Riesgos, involucrando activamente a todos los participantes relevantes. Se utilizan Técnicas como el Análisis FODA y la Lluvia de Ideas para identificar una amplia gama de posibles riesgos, los cuales se categorizan meticulosamente. Esto resulta en la creación de un Registro de Riesgos exhaustivo, donde se detallan las posibles causas, eventos derivados, impactos y efectos detectados, así como las posibles respuestas.
A continuación, se realiza un Análisis Cualitativo de los riesgos identificados para evaluar su prioridad y optimizar la gestión del proyecto. Este análisis implica evaluar la probabilidad de que un riesgo se materialice y estimar su importancia.
Una vez completado el Análisis Cualitativo, se lleva a cabo un Análisis Cuantitativo, donde se asigna un valor monetario al impacto potencial de los riesgos y se cuantifica la probabilidad de su materialización. Esto permite determinar qué riesgos requieren una respuesta, así como el nivel de exposición del proyecto y las reservas de costo y tiempo necesarias.
Por último, se desarrollan Estrategias de Respuesta a los Riesgos, incluyendo Planes de Contingencia, con el objetivo de maximizar las oportunidades y minimizar las amenazas.
Estas Estrategias pueden incluir:
Evitar: Eliminar completamente el riesgo.
Transferir: Trasladar el impacto del riesgo a un tercero.
Mitigar: Reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto del riesgo en el proyecto.
Aceptar: Reconocer el riesgo y sus posibles consecuencias, ya sea de forma activa o pasiva.
Todas las respuestas a los riesgos deben cumplir con criterios específicos para garantizar su eficacia y viabilidad. Deben ser apropiadas, posibles, realistas, alcanzables, efectivas, proporcionar una guía clara para la acción, ser aceptadas y consensuadas por todas las partes pertinentes, asignadas a una persona específica y ser eficientes en términos de recursos y tiempo.
Como ejemplo, supongamos que una Empresa Manufacturera está planificando la expansión de sus instalaciones para aumentar su capacidad de producción. Durante la Fase de Planificación de Gestión de Riesgos, el Equipo identifica el riesgo de incendio como una preocupación importante, dada la naturaleza de las operaciones y la presencia de equipos y materiales inflamables.
Para abordar este riesgo, el equipo implementa varias medidas de prevención y respuesta:
Medidas de Prevención: Se instalan sistemas de detección de incendios avanzados en toda la planta, junto con extintores de incendios estratégicamente ubicados. Además, se lleva a cabo una capacitación exhaustiva para el personal en cuanto a las mejores prácticas de seguridad contra incendios y se establecen protocolos claros para el manejo de materiales peligrosos.
Plan de Contingencia: Se desarrolla un Plan de Contingencia detallado que define los roles y responsabilidades en caso de un incendio. Esto incluye la designación de equipos de evacuación y puntos de reunión, así como la comunicación clara de los procedimientos de emergencia a todo el personal.
Seguro: Se adquiere un seguro contra incendios adecuado para cubrir los posibles daños materiales y pérdidas financieras en caso de un incidente.
Pruebas y Simulacros: Se realizan pruebas y simulacros periódicos para asegurar que todos los empleados estén preparados para actuar de manera segura y eficiente en caso de un incendio real.
Aunque un incendio sigue siendo un riesgo potencial, la empresa ha tomado medidas proactivas para minimizar su probabilidad y mitigar su impacto, lo que proporciona una mayor seguridad tanto para los empleados como para las operaciones de la empresa.
En conclusión, llevar adelante una Planificación Integral y Proactiva de la Gestión de Riesgos en cualquier Proyecto es muy importante, ya que no solo ayuda a identificar y abordar los riesgos potenciales de manera efectiva, sino que también, contribuye a mejorar la calidad del proyecto, minimizar los costos imprevistos y maximizar las oportunidades de éxito. Además de la importancia de mantener una comunicación abierta y una colaboración activa entre todos los Involucrados en el proyecto para garantizar una implementación efectiva de las Estrategias de Gestión de Riesgos. Gestionar los Riesgos no es simplemente una tarea administrativa, sino un componente fundamental para el éxito y la viabilidad a largo plazo de cualquier proyecto.
Fuentes:
Lic./ Esp. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Resumen Unidad N°8: “Planificación, Monitoreo y Control". UNTREF.
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