El Riesgo es la contingencia que impactará positiva o negativamente en los objetivos propuestos de aquello que queremos lograr.
Para poder mitigarlo, será necesaria la realización de los siguientes cuatro pasos:
El primer paso es la Planificación de la Gestión de Riegos, para ello se deberá definir con qué recursos, cómo y de qué manera se hará frente a los potenciales riesgos. Será tarea del director y de los líderes del proyecto el comunicar los lineamientos claros a toda la estructura. Se definirá, básicamente qué herramientas se utilizarán y de qué modalidad.
El segundo paso trata de Identificar los Potenciales Riesgos, esta práctica debe llevarse constantemente durante todo el Ciclo de Vida del proyecto. Con el correr del tiempo, surgirán nuevos riesgos y será necesario que todos los colaboradores se sientan parte y participen, ya que esto enriquecerá y ampliarán la visión y perspectiva, permitiendo tener una mejor percepción y ampliar el panorama. Para ello, los líderes y autoridades del proyecto, podrán fomentar la participación por medio de herramientas grupales como el “brainstorming” (o lluvia de ideas) para realizar distintos tipos de análisis como: “What if?” (¿Qué pasaría si...?, Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), Diagrama de Ishikawa (Causa y Efecto), Método FMEA (“Failure Mode and Effective Analysis”). Será necesario realizar una lista de los potenciales riesgos y categorizarlos, identificando sus causas, efectos y de qué manera mitigarlos.
Una vez confeccionado el listado de potenciales riesgos, continuaremos con el tercer paso, en el que se llevará a cabo un Análisis Cualitativo y posteriormente un Análisis Cuantitativo de los riesgos identificados.
Por medio del Análisis Cualitativo, lo que se intenta es analizar la posibilidad de ocurrencia de los mismos y discernir a cuál o cuáles de los objetivos fijados afectará, de qué manera y el grado de impacto que tendrá sobre el o los mismo/s. Se les asignará una relevancia y orden de prioridad.
De lo obtenido anteriormente, procederemos a analizarlos Cuantitativamente. Se pretende asignar un valor monetario al impacto y un valor porcentual de probabilidad de ocurrencia.
Las herramientas más utilizadas para ello son: El Método PERT (determina un rango aproximado de duración de una actividad o de un evento), los Árboles de Decisión (método analítico que a través de una representación esquemática de las alternativas disponible facilita la toma de mejores decisiones, especialmente cuando existen riesgos, costos, beneficios y múltiples opciones), la Simulación de Montecarlo (método enfocado en la resolución de problemas de carácter matemático a través de un modelo estadístico que consiste en generar posibles escenarios resultantes de una serie de datos iniciales y números aleatorios. Suele utilizarse la herramienta informática de análisis “Crystal Ball” para llevar a cabo este tipo de simulación), etc.
Ya analizados los riesgos, se procede al cuarto paso. En esta instancia se desarrollan opciones y acciones que constituyen una Respuesta a los Riesgos, para incrementar las oportunidades y reducir las amenazas que atentan a los objetivos del proyecto. Se diseñan estrategias para generar Planes de Contingencia. Cada estrategia que se lleve a cabo, deberá ser apropiada y abarcar el riesgo analizado, deberá contar ser realista, posible y alcanzable, ser aceptada y consensuada por los miembros del proyecto, asignada a un responsable.
El determinar y analizar los potenciales riesgos será una tarea vital para la correcta planificación y ejecución de los proyectos. Para ello, será sumamente necesario poder contar con un equipo de personas altamente comprometidas, generar los espacios necesarios de participación, canales de comunicación y que los responsables cuenten con aptitudes de liderazgo, brindando confianza a los colaboradores, motivándolos y comunicando y brindando lineamientos de acción de forma clara.
Fuentes:
Resumen Unidad N° 6: El estudio de la Organización del Proyecto. Profesora Verónica Diana Pepe. Universidad Nacional de Tres de Febrero.
Resumen Unidad N° 7: Análisis de Riesgo y Rentabilidad. Profesora Verónica Diana Pepe. Universidad Nacional de Tres de Febrero.
Resumen Unidad N° 8: Planificación, Monitoreo y Control. Profesora Verónica Diana Pepe. Universidad Nacional de Tres de Febrero.
Lucas, muy claro y conciso tu artículo. La planificación de la gestión de riesgos es fundamental para el éxito de todo proyecto. También debe ser un proceso recurrente, ya que hay posibilidades de que nuevos riesgos puedan surgir a lo largo del ciclo de vida del mismo. En mi opinión es realmente necesario que los involucrados se comprometan y tengan una buena comunicación para lograr mejores resultados.