Al momento de incursionar en un proyecto hay muchos puntos a tener en cuenta, para ello existe la Metodología del Marco Lógico que desglosa en diferentes fases y detalla cuáles son las principales variables a tener en cuenta. Una parte fundamental de esta es el Análisis de Involucrados, también conocidos como “Stakeholders”, dicho análisis consiste en identificar los individuos, grupos u organizaciones que puedan verse afectados por el proyecto de manera positiva o negativa, sus diferentes niveles de poder y capacidad de intervención, teniendo intereses directos o indirectos respecto al proyecto, tomando la postura de favorecedores, neutrales u opositores y finalmente optando por la cooperación o conflicto. Para lograr este análisis de involucrados ¿Qué herramientas existen para ayudarnos?
Existen varias herramientas para complementar el análisis como la matriz de interés / poder, cooperación / amenaza, el mapeo de actores, matriz de valoración, etc. ¿Pero qué implicancias tiene identificar a los actores de manera adecuada? Aquí me gustaría compartirles una experiencia que tuve al momento de incursionar en un proyecto que trataba de traccionar la demanda a través de una serie de promociones, hace poco que ingresaba en esa compañía con un rol diferente al de experiencias laborales anteriores. Nos reunimos en la oficina central en microcentro, donde había diferentes representantes de cada área (Marketing, Ventas, Finanzas, Distribución, etc.) entre ellos el promotor del proyecto, el Jefe de Marca.
A priori estábamos todos los actores que teníamos intereses en el proyecto, nos propusimos arrancar con un “Brainstorming” donde cada uno de los participantes brindamos nuestros puntos de vista respecto a la problemática a resolver: Incrementar las ventas de una línea de producto en el canal de venta directa. La acción era lanzar un fuerte descuento junto a material promocional, una vez terminada la promoción los puntos de ventas participaban de un sorteo con importantes premios para ellos y sus clientes.
Para mi esta reunión era toda una novedad, no contaba con mucha experiencia ni el ojo crítico como para realizar algún aporte trascendental así que me limite a escuchar; pero por suerte me acompañaba un superior que contaba con vasta experiencia en el área. A la mitad de la reunión ya parecía estar definido con claridad los caminos a tomar: el Área de Marketing ya se había explayado respecto a por qué había que posicionar esa línea de producto; por su parte el Área de Desarrollo de Canales estaba de acuerdo en utilizar su presupuesto para la adquisición de materiales para esta acción puntual; el Área Financiera ya había calculado los posibles descuentos; la parte Logística del Centro de Distribución de Buenos Aires había planteado las necesidades para despachar y entregar este volumen adicional. La mayoría de los presentes asentía ante la pregunta ¿Estamos todos de acuerdo?
Avanzada la reunión, fueron surgiendo interrogantes a los cuales no encontrábamos claridad a sus respuestas, las personas que nos podrían brindarlas no se encontraban en la reunión, entre ellos algunos actores claves como el Responsable de Compras para accionar la compra extraordinaria con los proveedores y el Área de Planeamiento de la Demanda para coordinar con planta los niveles de producción y las transferencias para abastecer los centros de distribución del interior y Buenos Aires.
Estas “campanas” no habían tenido representación en esta reunión, se habían “invisibilizando”. Algo tan fundamental como disponer del producto en el momento indicado, se había pasado por alto. Como en la novela "El Principito" de Antoine de Saint-Exupéry, muchas veces lo esencial es invisible a los ojos.
Fuentes:
Lic. Verónica Diana Pepe. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Resumen Unidad Nº 2 UNTREF.
El principito. <<Lo esencial es invisible a los ojos>>. Saint-Exupéry, (1973), p. 87. [Cap. 21]