Como correlato del artículo anterior y en línea con el hilo conductor sobre el PMI, lo que a continuación relataré es cómo realizar, desde la perspectiva de la asociación profesional, una “Planificación del #Riesgo” (uno de los conceptos clave que maximiza la rentabilidad de un proyecto si se sabe gestionar frente a su aparición), lo que llevará al Análisis del Riesgo Cualitativo y Cuantitativo, como parte integrante de la Planificación.
Frente al interrogante, ¿por qué es importante la Gestión de Riesgos? (Ver https://www.youtube.com/watch?v=CHiRxZ0_Mi4), el PMI responde que es relevante porque ante la aparición del mismo podrá optarse por diferentes actitudes, como evitarlo, transferirlo, mitigarlo o aceptarlo de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia e impacto y al análisis previo que se haya hecho, y así lograr que el proyecto continúe siendo rentable. Pero… para que funcione, debemos estar preparados, debemos anticiparnos. Cabe recordar, que el PMI resalta que el objetivo último de cualquier proyecto es “Maximizar el Éxito”, como distingue en su misión. Y que una de las características de los proyectos es que tienen un comienzo y un fin, nadie inicia un proyecto para ser abandonado en su camino. Ahora bien, es importante destacar que cualquier respuesta a implementar debe tener un costo menor al impacto estimado del riesgo.
Pero, para comenzar con la explicación, se partirá de la pregunta “¿Qué es un Riesgo?”. El PMI lo define como “un evento o condición incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto”. La definición nos remite a impactos, que pueden ser positivos o negativos. Si el impacto fuera positivo, entonces, “todos contentos”, pero… si el impacto fuera negativo… 😲.
Para que no nos sorprenda una eventualidad y que su impacto pueda variar o truncar el proyecto es necesario llevar a cabo una Planificación del Riesgo como parte del segundo grupo de procesos “Planificación” de la Metodología*(1) desarrollada por el PMI, para diseñar, evaluar y gestionar un proyecto.
Esta planeación consta de los siguientes pasos:
Planificar la Gestión de Riesgos: Consiste en definir cómo vamos a gestionar los riesgos, y qué recursos vamos a aplicar a estas actividades. Se definen las herramientas y métodos que utilizaremos en la gestión de riesgos del proyecto.
Identificar los Riesgos: Es un proceso recurrente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, ya que nuevos riesgos pueden aparecer a través del desarrollo del proyecto. Existen varias herramientas que permiten identificar riesgos, tales como Tormenta de Ideas, Análisis FODA, etc. La identificación de riesgos, implica también su categorización, lo cual permite la sistematización en su abordaje y análisis. El resultado de este proceso es un registro de riesgos identificando posibles causas, eventos derivados, impactos / efectos detectados, respuestas potenciales.
Análisis Cualitativo: Evalúa la prioridad de los riesgos identificados usando la probabilidad relativa de ocurrencia, el impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos se presentan, así como otros factores, tales como el plazo de respuesta y la tolerancia al riesgo por parte de la organización. De esta forma, se optimiza la gestión del proyecto priorizando los riesgos más relevantes.
Análisis Cuantitativo: En función al proceso de Análisis Cualitativo, surge un listado de riesgos priorizados. En esta etapa de análisis, asignamos un valor monetario al impacto provocado por el potencial riesgo y un valor de ocurrencia (porcentaje) a la probabilidad de materialización del riesgo.
Existen varias herramientas para realizar el análisis cuantitativo de riesgos. Entre ellas podemos mencionar el Análisis de Sensibilidad (permite definir el efecto que tendrían sobre el resultado de la evaluación cambios en uno o más de los valores estimados en sus parámetros), el cálculo del Valor Monetario Esperado (VME - valorar el costo del mismo. Sirve para calcular la reserva de contingencias, de forma tal de incorporarlas al presupuesto del proyecto), el Método PERT (determina un rango aproximado de duración para una actividad a partir de la duración más probable, la duración optimista y la duración pesimista, en función a diferentes análisis de escenarios), los Árboles de Decisión (combina las probabilidades de ocurrencia de los resultados parciales y finales para calcular el valor esperado de su rendimiento. Ajusta los flujos de caja al riesgo en función de la asignación de probabilidades) y la Simulación Monte Carlo (permite considerar una gran cantidad de combinaciones posibles respecto de las variables que afectan los resultados de un proyecto).
Respuesta a los Riesgos: Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para incrementar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Implica desarrollar Estrategias para el abordaje de los riesgos y generar Planes de Contingencia.
Monitorear y Controlar Riesgos: El proceso de control de riesgos puede ser resumido en las cuatro acciones mencionadas en el cuadro siguiente:
Recibimos información a través de los distintos canales y reportes establecidos en la gestión del proyecto, comparamos los valores contra los parámetros establecidos, y en caso de existir diferencias verificamos los límites de tolerancia y se determina la acción a seguir en función a los planes de gestión de riesgos y se implementa la decisión. Este proceso se realiza a lo largo de la vida del proyecto (es continuo e iterativo).
Mantener el riesgo controlado, nos seguirá alineando a los objetivos del proyecto para crear el valor por el cual fue ideado. Ahora… ¿puede suceder que ocurriese algún riesgo no previsto? La respuesta es sí, eso se deberá gracias a la Incertidumbre, cuya situación no conocida hace que se nos “escape” algún que otro riesgo.
Pero, como dice el dicho popular: “quien no arriesga, no gana”, y significa que si nosotros no apostamos a realizar algo nuevo, siempre vamos a quedarnos en el mismo lugar, sin saber si hubiéramos alcanzado el éxito.
(1) Procesos de Iniciación --> Procesos de Planificación --> Procesos de Ejecución -> Procesos de Seguimiento y Control -> Procesos de Cierre.
Fuentes:
Lic./ Esp. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Resumen Unidad N°7: “Análisis de Riesgo y Rentabilidad". UNTREF.
Lic./ Esp. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Resumen Unidad N°8: “El Estudio de Proyectos y su Proceso de Preparación y Evaluación". UNTREF.
PMI. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Project Management Institute, USA, 2008, 4ta ed. ISBN 978-1-933890-72-2
PMI. Practice standard for earned value management. Project Management Institute, USA, 2008, 2da ed. ISBN 978-1-935589-35-8
PMI. Practice standard for Scheduling. Project Management Institute, USA, 2011, 2da ed. ISBN 978-1-935589-24-2.
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