El Archivo Central tercerizado por la empresa se encuentra saturado de cajas que ya llegaron a la fecha en la cual se deberían destruir. La empresa que brinda el servicio no puede destruir ninguna caja hasta que el cliente le confirme que lo puede hacer.
Como consecuencia de esta falta de confirmación, la empresa sigue incurriendo en un gasto que podría evitar. El Director de Finanzas nota esta situación y requiere la inmediata intervención para la corrección. El requerimiento del Directivo hace el recorrido verticalmente desde arriba hacia abajo y llega finalmente al núcleo operativo que debería analizar la información e indicar caso por caso si es que es correcta la destrucción o, si por requerimientos auditables o legales, sería conveniente seguir resguardando la información, con su justificación correspondiente.
Al llegar el requerimiento, los analistas se encuentran que la información archivada tiene entre 5 y 6 veces la antigüedad de ellos, y quienes deberían aprobar la acción final y quienes archivaron en su momento, ya no se encuentran en la organización. Ante esta situación, los analistas tratan de ver cómo resolver este problema con los medios disponibles y con los recursos reducidos ante la presión que ejerce la Dirección de la empresa, luego de varias reuniones, llegaron a un Plan de Acción formalizado que iba a permitir revertir la situación y poder alcanzar el objetivo planteado; reducir las cajas en el depósito para evitar gastos innecesarios.
Efectos, problemas centrales, múltiples causas, actores involucrados, objetivos, actividades, cada uno de estos términos están incluidos en la creación de la Matriz de Marco Lógico, una herramienta que nos permite tener de forma ordenada la Estructura Analítica de un Proyecto, pudiendo acceder de forma a las acciones a tomar a través de actividades y llegando a los objetivos, es decir el fin del proyecto.
Los analistas buscaron las causas de este retraso y encontraron como más profunda el hecho de que no existía un procedimiento oficializado que describa los pasos a seguir y que se encuentre postulado en los documentos oficiales de la empresa en la intranet, con los responsables de cada área actualizados. Una vez revertida esa situación, se tomaron las acciones, solicitando las destrucciones/actualizaciones necesarias, se envió el resultado al Directorio y se consiguió tener actualizado el depósito evitando los gastos de cajas con información vencida.
Tal como lo indica la Metodología del Marco Lógico, identificar el problema y alternativas de solución y luego planificar, permitió llevar a cabo el proyecto asignado, de forma satisfactoria, y llegando a los propósitos y fines propuestos desde un comienzo.
Fuentes:
Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos Unidad N° 2 Metodología del Marco Lógico - Profesora Lic. Verónica Pepe.
Situación: Historia real de una empresa multinacional.