En esta entrada intentaré describir más detalladamente las etapas de Ciclo de Vida de los Proyectos propuesto por el PMI. Me parece pertinente, pues es el único de los Ciclos de Vida, que a mi entender, diverge en gran medida de las etapas propuestas por Sapag, y aunque las actividades en esencia sean las mismas, se enmarcan de manera diferente.
Recordemos primero el Diagrama de Ciclo de Vida propuesto por el PMI visto en la materia:
Estas Etapas se detallan en el PMBOK, y se describen de la siguiente manera:
Iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. También se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente selecciona el Director del Proyecto.
Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzarlos, para cuyo logro se emprendió el proyecto.
Se explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones, a través de una Planificación Gradual (incorporación progresiva de detalles al plan).
Sus Actividades serán:
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.
Recopilar Requisitos.
Definir el Alcance.
Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo).
Definir las Actividades.
Secuenciar las Actividades.
Estimar los Recursos de las Actividades.
Estimar la Duración de las Actividades.
Desarrollar el Cronograma.
Estimar los Costos.
Determinar el Presupuesto.
Planificar la Calidad.
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.
Planificar las Comunicaciones.
Planificar la Gestión de Riesgos.
Identificar los Riesgos.
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.
Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos.
Planificar la Respuesta a los Riesgos.
Planificar las Adquisiciones.
Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el Plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la planificación y que se vuelva a establecer la línea base.
Sus Actividades serán:
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Consiste en ejecutar el trabajo definido en el Plan.
Realizar el Aseguramiento de Calidad.
Adquirir el Equipo del Proyecto: Confirmar los recursos humanos disponibles y formar el equipo necesario.
Desarrollar el Equipo del Proyecto: Mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general.
Dirigir el Equipo del Proyecto.
Distribuir la Información.
Gestionar las Expectativas de los Interesados.
Efectuar las Adquisiciones.
Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el Plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeño del proyecto se observa y se mide de manera sistemática y regular.
Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención.
Sus Procesos Internos serán:
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.
Realizar el Control Integrado de Cambios: Revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables.
Verificar el Alcance.
Controlar el Alcance.
Controlar el Cronograma.
Controlar los Costos.
Realizar el Control de Calidad.
Informar el Desempeño.
Monitorear y Controlar los Riesgos.
Administrar las Adquisiciones.
Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
En el Cierre del Proyecto o Fase, puede ocurrir lo siguiente:
Obtener la aceptación del cliente o del patrocinador (un Patrocinador es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros, para el proyecto).
Realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase.
Registrar los impactos de la adaptación a un proceso.
Documentar las Lecciones Aprendidas.
Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización.
Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos para ser utilizados como datos históricos.
Cerrar las adquisiciones.
A modo de conclusión me gustaría señalar que las etapas previamente descriptas están enfocadas en fomentar la retroalimentación dentro del proyecto, me llamó la atención al verlo, que era el único modelo que contemplaba la recursividad en la propia estructura, y, a mi entender, así es como funcionan los proyectos en la vida real.
Gracias por llegar hasta acá!
Fuentes:
PMI. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Project Management Institute, USA, 2008, 4ta ed., p. 5. ISBN 978-1-933890-72-2.